Quy trình tính lương là hoạt động không thể thiếu trong tất cả doanh nghiệp. Có quy trình tính lương tốt giúp công tác tính, thanh toán lương trong doanh nghệp trở nên chính xác, chuyên nghiệp hơn và người lao động được đảm bảo quyền lợi đầy đủ, kịp thời, từ đó mang lại sự hài lòng cho nhân viên.
I. Mục đích của quy trình tính lương
- Xác định chính xác, đầy đủ lương và các chế độ kèm theo lương hàng tháng cho CNV.
- Quy định các tài liệu, biểu mẫu theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, công nhân.
- Hệ thống đơn giá khoán sản phẩm cho các công đoạn áp dụng chế độ lương khoán.
- Tính lương đúng, đủ, trả kịp thời cho nhân viên, công nhân trong công ty.
- Phạm vi áp dụng – Áp dụng cho toàn bộ công ty.
II. Nội dung quy trình tính lương trong một doanh nghiệp cơ bản phải đáp ứng:
1. Bảng lương
- Bảng lương của công ty bao gồm các công thức chi tiết theo Quy chế lương và bảng lương mẫu: Phòng nhân sự có trách nhiệm giải thích đầy đủ các công thức, cách tính lương cho nhân viên khi được yêu cầu.
- Trong trường hợp thay đổi các yếu tố cấu thành trong bảng lương, thì phải được duyệt bằng quy chế lương và được giám đốc công ty ký phát hành.
2. Chấm công
- Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo ID chấm công của nhân viên đó, có thể chấm công bằng Face ID, App chấm công, máy chấm công, hoặc chấm thủ công bởi bộ phận chấm công.
- Đối với trường hợp giờ công bị thiếu, hay phát sinh những giờ công không có mặt trong lịch chấm công, thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.
- Đối với trường hợp phát hiện giờ công không đúng, không chính xác theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để xác định nguyên nhân và cập nhật giờ công đúng với thực tế, nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy chế của công ty.
- Đối với trường hợp nhân viên làm giờ tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đăng ký tăng ca đã được duyệt của nhân viên đó, kiểm tra xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không.
- Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, phòng nhân sự cần in tổng hợp chấm công và chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công của từng nhân viên. Nếu có sự khiếu nại của nhân viên thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.
3. Cập nhật các mức lương, mức chế độ cho nhân viên:
- Nếu trong tháng phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.
- Tất cả những chế độ mới này đều phải được duyệt thông qua văn bản như phụ lục hợp đồng lao động, quyết định thay đổi chế độ.
4. Xác định mức lương thực tế
- Mức lương cơ bản thực tế = Mức lương cơ bản * số ngày công thực tế/ số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.
- Mức lương tăng ca = Mức lương cơ bản * số giờ công tăng ca bình thường * 1.5/ số giờ công tiêu chuẩn trong tháng.
- Mức lương làm vào ngày chủ nhật * 200%, vào ngày lễ nhân 300%, nếu làm vào ngày chủ nhật mà được phân công nghỉ bù ngày khác trong tuần thì không được nhân hệ số, nếu làm ngày lễ mà được phân công nghỉ bù ngày khác thì chỉ được nhân 200%. Các khoản lương này nếu có cần được tính vào cột lương tăng ca.
- Đối với các khoản thu nhập khác được nhập chung vào cột các khoản thu nhập khác.
- Đối với phụ cấp: Căn cứ theo quy đỉnh để tính đúng và đủ, các phụ cấp này khá phong phù và được quy định theo quy chế của từng Công ty.
5. Xác định thưởng năng suất
- Phòng nhân sự có trách nhiệm đốc thúc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu về phòng nhân sự vào thời gian cố định hàng tháng để kịp chốt tính chế độ này chung với bảng lương.
- Đối với các biên bản đánh giá công việc hàng ngày, trưởng các bộ phận phải tập hợp và chuyển cho phòng nhân sự vào ngày cuối tháng.
- Dựa trên biên bản đánh giá công việc và các biên bản xử lý vi phạm nội quy, trưởng bộ phận nhân sự tổng hợp các tiêu chí đánh giá liên quan đến nghiệp vụ và quy chế của công ty.
- Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu và bảng tổng hợp đánh giá nghiệp vụ, nội quy của trưởng phòng nhân sự, nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh để trình trưởng phòng xem xét.
- Sau khi nhân được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương.
- Mức thưởng năng suất thực tế = Mức thưởng năng suất tương ứng * Hệ số đánh giá công việc.
6. Xác định các khoản giảm trừ
- Các khoản giảm trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền vay, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn, giảm do đóng thuế TNCN, …
- Đối với các khoản ứng lương thì thực hiện theo quy chế của công ty, vào ngày cố định của tháng tính lương phòng kế toán chuyển danh sách nhân viên ứng lương cho phòng nhân sự. Nhân viên tính lương nhập số liệu ứng lương vào bảng lương.
- Đối với các khoản bồi thường thiệu hại (nếu có) nhân viên phụ trách pháp chế của công ty chuyển quyết định xử lý bồi thường thiệt hại cho nhân viên tính lương nhập vào cột các khoản giảm trừ khác.
- Đối với các khoản đóng các quỹ bảo hiểm, công đoàn thì phải có quyết định tương ứng của giám đốc hoặc công đoàn công ty.
7. In và kiểm tra bảng lương
- Nhân viên tính lương in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo các nguyên tắc sau:
+ Đối với các loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng thì phải kiểm tra lại.
+ Đối với mức thu nhập vượt quá mức trung bình cá nhân đó 30% hay chỉ bằng 70% thu nhập trung bình thì phải kiểm tra lại. - Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận.
- Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho GĐ xem xét và phê duyệt.
8. In phiếu lương
- Sau khi được giám đốc duyệt bảng lương, nhân viên tính lương gửi bảng lương tổng để chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.
- Phiếu lương được Gửi cho nhân viên bằng email, sử dụng app dịch vụ cá nhân, hoặc thô sơ nhất là in và cho vào phong bì gửi cho từng nhân viên.
9. Thanh toán lương
- Việc thanh toán lương cho nhân viên được chi trả qua thẻ ATM. Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm làm thủ tục gửi tiền vào ngân hàng có quy định thời gian chậm nhất theo quy định của công ty.
- Trường hợp vì lý do tài chính chưa thể thanh toán được thì phòng Tài chính Kế toán phải thông tin ngay cho Trưởng phòng nhân sự để thông báo cho nhân viên biết.
10. Lưu hồ sơ
- Thủ quỹ/kế toán ngân hàng và kế toán thanh toán, kế toán tiền lương thực hiện lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán lương.
- Thủ quỹ và kế toán thanh toán phải hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng.
III. Lưu đồ tính và thanh toán tiền lương
Lưu đồ tính và thanh toán tiền lương cơ bản khi thực hiện chuyển khoản qua Ngân hàng
Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.
Bước 2: Nhân sự tiền lương tập hợp Bảng chấm công và các hồ sơ liên quan tới tiền lương cần tính toán.
Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, bộ phận Nhân sự tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Trưởng phòng nhân sự duyệt, sau đó chuyển cho Giám đốc Duyệt đồng ý bảng lương chi tiết.
Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra tổng chi phí Bảng lương và thực hiện lập lệnh chuyển tổng quỹ lương:
Bước 5: Giám đốc duyệt và ký vào lệnh chuyển khoản tổng Bảng lương.
Bước 6: Phòng nhân sự chuyển danh sách chi tiết lương cho Ngân hàng (đảm bảo bảo mật thông tin lương cá nhân).
Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt và lệnh chuyển khoản, lương được chuyển tới tài khoản của nhân viên.
Bước 8: Nhân viên nhận lương và nhận thông báo hay phiếu lương từ phòng nhân sự.