Bài viết sau đây là tổng hợp kinh nghiệm thực tế tôi đã làm việc với nhiều doanh nghiệp đang hoạt động trên thị trường Việt Nam ở khắp các vùng miền từ Hà Nội, Hải Dương tới tp Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Bình Dương, …
Các doanh nghiệp cũng nằm trong mọi ngành nghề như tập đoàn đa ngành nghề, công ty dịch vụ, thương mại, nhà hàng khách sạn, công ty sản xuất hay trường học và tổ chức giáo dục.
Với bài viết này, tôi nghĩ rằng bạn sẽ thấy một phần hiện trạng của doanh nghiệp mình đang thực hiện, hãy hiểu hơn để có thể cải tiến áp dụng cho doanh nghiệp của mình hiệu quả nhất.
A. Những loại hình chấm công cơ bản tôi tổng hợp thành ba nhóm lớn như sau:
I. Đặc trưng của chấm công trong văn phòng (hành chánh)
- Không ảnh hưởng tới lịch làm việc
- Không được quan tâm đầy đủ
- Có thực hiện nhưng không chú trọng
- Kết quả có thể du di và tạm được
II. Đặc trưng của chấm công: giảng viên (theo tiết), bác sỹ (theo ca trực), khoán, …
- Tác động trực tiếp tới lịch làm việc
- Đòi hỏi quy định rõ ràng và theo dõi liên tục, lịch được thông báo thường xuyên tới người nhận lịch
- Ảnh hưởng tới hiệu quả công việc do thời gian làm việc ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công việc
- Kết quả phải chính xác và kiểm xoát điều chỉnh kịp thời để tăng hiệu quả
III. Đặc trưng của chấm công trong: quản lý sản xuất, bán hàng, nhà hàng, khách sạn theo ca, kíp
Tác động trực tiếp tới lịch làm việc, vì sản xuất sẽ kém hiệu quả khi một khâu chậm hơn, hoặc có những khâu sẽ không vận hành được nếu thiếu người, từ đó sẽ anh hưởng tới hiệu quả sản xuất. Lịch làm việc này rất quan trọng nên cần làm tốt, kết quả phải chính xác, kịp thời và được cập nhật nhanh.
III. Đặc trưng của chấm công trong: quản lý bán hàng cửa hàng, nhà hàng, khách sạn
Lịch làm việc rất quan trọng, vì đúng giờ, đủ số nhân viên và lên ca phù hợp, sẽ tác động trực tiếp tới kết quả của doanh nghiệp.
Vì thiếu người, chậm trể sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng dịch vụ, công việc kinh doanh và là yếu tố quan trọng hàng đầu của ngành này.
Nên chấm công hay lên lịch làm việc cho nhân viên đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự tiện dụng, linh hoạt và nhiều tiện ích để phòng nhân sự, bộ phận quản lý và nhân viên cùng làm việc.
IV. Nhưng thông thường một tổ chức sẽ sử dụng tổng hợp nhiều hình thức để theo dõi chấm công cho các loại hình nhân viên khác nhau:
Tạm hiểu nhân viên được chia thành 4 thành phần như:
- Quản lý và chuyên gia (theo hiệu quả công việc, không cần chấm công chính xác, sẽ áp dụng lịch linh hoạt)
- Khối văn phòng hành chính (áp dụng lịch hành chính)
- Trong ngành bán hàng, khối công việc sản xuất trực tiếp thì làm việc theo ca kíp làm việc rõ ràng
- Khối giáo dục, y tế thực hiện công việc ca trực, theo tiết, theo lớp
B. Công cụ sử dụng chấm công
- Chấm công bằng form giấy, máy quẹt thẻ giấy, sau đó tổng hợp lên bảng tính
- Chấm công bằng Excel đơn thuần.
- Excel kết hợp phần mềm nhân sự – chấm công
- Chấm bằng máy chấm công, nhưng kết quả được xử lý thủ công
- Chấm bằng phần mềm nhân sự – chấm công và kết hợp máy chấm công
C. Các phương pháp thực hiện chấm công thường gặp
- Phòng nhân sự tự chấm bằng (Excel, phần mềm, máy chấm công)
- Trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự tổng hợp (giấy, Excel)
- Nhân viên quẹt thẻ, chuyên viên chấm công phòng nhân sự nhận dữ liệu và xử lý
- Nhân viên đăng ký và các cấp cập nhật (Phần mềm chấm vắng mặt)
- Phối hợp đồng bộ giữa thiết bị hỗ trợ, quy định, và bộ phận nhân sự để chấm công
I. Chấm bằng form giấy, máy quẹt thẻ giấy
- Dữ liệu sẽ được nhân viên tự chấm tại máy chấm thẻ giấy, hay trưởng bộ phận chấm vào bảng giấy
- Dữ liệu chuyển về phòng nhân sự tổng hợp
Đặc trưng
- Dữ liệu có tính chất thủ công
- Khó kiểm xoát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ kiểm xoát chéo
- Kết quả có thể du di do người chấm trực tiếp quyết định
- Mất nhiều thời gian tổng hợp
- Có thể sai do nhập liệu lại
- Dữ liệu không tức thời, thông tin chậm trể
II. Chấm bằng form Excel
- Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự
- Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm công
Đặc trưng
- Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn
III. Chấm bằng form Excel kết hợp phần mềm nhân sự chấm công
- Dữ liệu được trưởng bộ phận chấm gửi về phòng nhân sự
- Dữ liệu được phòng nhân sự chấm trực tiếp qua nhân viên chấm công
- Phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) nhận thông tin từ data Excel và lưu vào database, sử dụng cho các việc khác dễ dàng
Đặc trưng
- Dữ liệu vẫn có tính chất thủ công, nhưng chuẩn hóa form Excel
- Khó kiểm xoát do nhiều nguồn thực hiện nhưng không có công cụ kiểm xoát chéo
- Kết quả vẫn có thể du di do người chấm trực tiếp quyết định
- Mất nhiều thời gian tổng hợp lại
- Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng nên dễ chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn- Import vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)
IV. Chấm bằng máy chấm công nhưng xử lý dữ liệu thủ công
-
Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
- Phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) kèm theo máy chấm công chỉ làm đươc các việc cơ bản, dẫn tới dữ liệu cần được nhân sự xử lý lại khi cần cho các việc phức tạp
Đặc trưng
- Dữ liệu đã được chuẩn hóa, nhưng vẫn can thiệp thủ công nhiều
- Kiểm xoát tốt hơn do có công cụ kiểm xoát chéo (dữ liệu trên máy chấm công), nhưng vẫn gặp khó khăn do xử lý lại data thô từ máy chấm công
- Tiến bộ hơn là có data sẵn sàng dễ nên chuyển đổi vào 1 hệ thống khác thuận lợi hơn- Import vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)
V. Chấm bằng phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công) và kết hợp máy chấm công
- Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
- Phần mềm gán các quy định về lịch làm việc
- Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm nhân sự (phần mềm chấm công)
- Kết hợp các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả, đưa vào phần tính lương của phần mềm nhân sự tiền lương để thực hiện tính toán, giúp đồng nhất kết quả làm việc giữa các khâu.
Đặc trưng
- Dữ liệu và quy tắc đã được chuẩn hóa phần mềm nhân sự
- Kiểm xoát tốt hơn do có công cụ kiểm xoát chéo (dữ liệu trên máy chấm công)
- Mất nhiều thời gian tổng hợp lại
- Dữ liệu được xử lý nhanh chóng giữa quy định và data thực tế (tất cả đều đã có trong hệ thống phần mềm)
- Phòng nhân sự chỉ làm nhiệm vụ kiểm xoát và điều chỉnh khi phát sinh
Các đặc điểm chi tiết khác khi chấm bằng phần mềm và kết hợp máy chấm công
- Dữ liệu được máy chấm công ghi nhận
- Phần mềm gán các quy định: Đi ca, xoay ca, đổi ca, tăng ca, đi trể, về sớm, …
- Cho phép nhân sự quản lý công nhân và các trưởng bộ phận đăng ký khi phát sinh ca làm việc bất thường
- Cho phép nhân viên đăng ký giờ làm việc tại 01 ngày bất thường và cấp quản lý duyệt: công tác, đi học, nghỉ phép, …
- Đọc dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm
- Dựa trên các quy định và xử lý dữ liệu ra kết quả
- Cho phép nhân viên quản lý chấm công xuất dữ liệu đối chiếu với quản lý khi dữ liệu bất thường
Những khó khăn cơ bản thường gặp
- Tổ chức chấm công thường chưa được quy định thành văn bản rõ ràng, mà việc tổ chức thường được truyền đạt hoặc nằm rãi rác ở một số khâu.
- Đối với chấm công có nhiều nhân viên, khó khăn sẽ là dữ liệu nhiều, nên quá trình kiểm tra mất nhiều thời gian khi có sự bất thường hoặc khó phát hiện do dữ liệu chưa được tổ chức theo dõi khoa học.
- Đưa công nghệ vào ứng dụng thường thiếu đồng bộ
- Khó phối hợp thực hiện khi yêu cầu chấm công phức tạp từ nhiều khâu công việc khác nhau.
D. Kết luận
-
Am hiểu các phương pháp chấm công có thể áp dụng.
- Vận dụng đúng với mục đích của doanh nghiệp bạn (đặc trưng ngành nghề và công việc của bạn).
- Và có thể đầu tư (kinh phí), tổ chức thực hiện được (con người).
Quy trình phần mềm chấm công của phần mềm nhân sự tính lương CoreHRM