Triển khai một dự án phần mềm cần quan tâm các điểm cơ bản như sau.
I: Định hướng và tìm giải pháp.
Lập thành tài liệu yêu cầu hệ thống:
• Doanh nghiệp cần phải định hướng và làm rõ những yêu cầu của mình là gì? không để thiếu sót thông tin yêu cầu trong quá trình lựa chọn. (Các quy định, quy trình, thông tin trọng yếu, biểu mẫu và báo cáo kèm theo và kết quả cuối cùng cần có) tất cả cần làm rõ tránh sự thay đổi khi đã thống nhất giải pháp.
• Những yêu cầu cơ bản và chi tiết khi đã thống nhất xong cần lập thành tài liệu yêu cầu để dễ tìm hiểu và trao đổi khi khảo sát. Điều quan trọng hơn hết là tránh việc thiếu yêu cầu để rồi giải pháp phải bổ sung hay thay đổi nhiều.
Trao đổi minh bạch và hợp tác chặt chẽ cùng nhà cung cấp giải pháp:
• Khảo sát giải pháp và trao đổi yêu cầu rõ ràng với nhà cung cấp giải pháp. Mạnh dạn thay đổi nếu như thấy yêu cầu hay nguyên tắc đưa ra khó thực hiện với giải pháp phần mềm, đơn giãn hóa các quy trình và đưa vào phần mềm các bước cần thiết để có hệ thống vận hành tối ưu nhất.
• Điểm mấu chốt trong bước này là cần phải xác định “trọng tâm”. Doanh nghiệp đang cần gì? muốn gì? mong đợi gì? Để đưa ra yêu cầu gì trong công việc hiện tại của mình đầy đủ và hợp lý nhất.
Đối với nhà tư vấn:
• Nhà cung cấp có rất nhiều giải pháp nhưng cũng cần tư vấn cho nhà quản lý lựa chọn những giải pháp phù hợp và cần thiết nhất với yêu cầu của nhà quản lý, tránh trường hợp yêu cầu cao hơn thực tế, hay không phù hợp ứng dụng hệ thống, do phần mềm là 1 hệ thống tương tác đồng bộ và liên đới giữa nhiều quy trình với nhau, rồi những yêu cầu chưa cần thiết sẽ làm một phần hệ thống không sử dụng tới, từ đó gây lãng phí không cần thiết, và có thể làm cho dự án gặp khó khăn thêm không đáng có, cũng sẽ dẫn tới đánh giá dự án không tốt vì một phần đầu tư không có hiệu quả.
II: Khi triển khai hệ thống.
• Phải có “Trưởng dự án” của hai bên: để quản lý toàn bộ dự án, tạo ra sự thuận lợi bằng cách thống nhất trao đổi thông tin giữa hai bên với nhau. Trưởng dự án sẽ theo dỗi xuyên suốt cho đến khi kết thúc dự án. Với trưởng dự án, nên tránh đưa các lãnh đạo quá cao, không thường xuyên bám xát dự án, vì như thế khó hỗ trợ cũng như điều phối dự án.
Cần có kế hoạch công việc chi tiết:
• Kế hoạch chi tiết là kế hoạch bám sát nội dung công việc hai bên đã thống nhất
• Rõ ràng về nhân sự phụ trách
• Thời gian thực hiện
• Các quy định
• Khi có sự thay đổi thì có nguyên tắc chung để thực hiện và giải quyết
• Bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc dự án đã đề ra.
• Hai bên cần tương tác qua lại với nhau, bám sát kế hoạch và tuân thủ đúng nguyên tắc trong quá trình thực hiện dự án.
• Thông báo các vấn đề phát sinh kịp thời
Các phát sinh phải được thông báo nhanh chóng và kịp thời như:
• Lỗi phát sinh, yêu cầu khác với nội dung đã thống nhất, các điểm phát sinh mới
• Đổi ngày làm việc
• Chuyển nhân sự phụ trách
• Và các phát sinh khác về nội dung đã thống nhất (Vì vậy cần có 1 kênh liên lạc được thống nhất, quy định thời gian, người thông báo, người tiếp nhận, xử lý và báo lại kết quả).
Tìm hiểu rõ ràng về các phát sinh để có hướng giải quyết hợp lý, những phát sinh chính là yếu tố hay tạo ra sự thay đổi của kế hoạch công việc và dẫn tới hệ thống gặp khó khăn khi triển khai, vì vậy quản lý sự thay đổi, phải hiểu cũng như bình tĩnh phân tích và thống nhất với nhau cách giải quyết là điều rất quan trọng để dự án đảm bảo thành công.
III: Điểm lưu ý chung.
Đối với đơn vị tiếp nhận:
• Trưởng dự án bám sát công việc xuyên suốt.
• Việc tiếp nhận phần mềm cần phải giao đúng người, đúng việc, đúng phòng chức năng để việc sử dụng một cách có lợi nhất (Một số công ty nhân viên IT sẽ nắm hết về nghiệp vụ triển khai?).
• Giao việc cho từng nhân viên và làm rõ công việc để vận hành nhịp nhàng, vì phần mềm có tính tương tác cao nên các phần việc ảnh hưởng qua lại liên tục.
• Khi có phát sinh cần thống nhất một ý kiến chung để có hướng giải quyết nhanh và hiệu quả.
• Những yêu cầu lặt vặt cũng như các lý do không tên (bận quá, chưa quen, không bằng dùng phần mềm này,…) Đơn vị tiếp nhận cần hiểu bản chất vấn đề, tạo mọi điều kiện thuận lợi và hỗ trợ nhanh nhất cho bên cung cấp để dự án sớm hoàn thành và đi vào hoạt động (Vì những lý do nhỏ như trên mà kéo dài dự án thì rất lãng phí thời gian và tiền bạc và không đáng có, nhưng không kiểm xoát thì chắc chắn nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới dự án).
Đối với đơn vị triển khai dự án:
• Trưởng dự án bám sát công việc và tương tác với trưởng dự án đơn vị tiếp nhận
• Đơn vị triển khai phải hiểu rõ hệ thống, đặc trưng của khách hàng, tư vấn chi tiết và thấu đáo hệ thống mà mình triển khai.
• Tư vấn cải tiến khi có cách làm tốt hơn, nhưng luôn phải xuất phát từ thực tế của khách hàng, hài hòa cho mô hình và chi phí đầu tư.
• Lập tài liệu hiện trạng và giải pháp rõ ràng để làm căn cứ triển khai.
• Hiểu rõ các rủi ro để chủ động quản lý và có giải pháp thay thế khi phát sinh.
Cần hiểu rõ doanh nghiệp và chọn giải pháp, nhà cung cấp phù hợp với các yếu tố cần lưu ý để triển khai thành công nhất.
www.saigonpoint.vn: Cung cấp phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự, ERP chuyên nghiệp!