Phần mềm kế toán là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn, đặc biệt áp dụng cho doanh nghiệp có các chi nhánh hay cửa hàng cách xa nhau về mặt địa lý. Đây là công cụ quản lý hoạt động tài chính của doanh nghiệp hiệu quả, dữ liệu được xử lý và lưu trữ tập trung, có phép người quản lý và kế toán luôn nắm bắt được số liệu tổng hợp và chi tiết.
Vậy làm sao để biết được khi nào doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán và cách lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng và hiệu quả nhất?
Thứ nhất, dựa vào quy mô doanh nghiệp
Tùy thuộc vào quy mô của từng doanh nghiệp mà chọn loại phần mềm kế toán phù hợp để sử dụng hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất.
- Với những công ty có quy mô vừa và nhỏ, nên lựa chọn phần mềm kế toán đóng gói gồm những tính năng đơn giản nhưng vẫn đáp ứng đủ các nghiệp vụ, giúp kế toán, lãnh đạo có thể kiểm soát – theo dõi được tình hình tài chính kế toán của công ty mọi lúc mọi nơi.
- Nếu doanh nghiệp phát triển đến một giai đoạn nhất định đi kèm mở rộng quy mô hoạt động, tăng số lượng chi nhánh, văn phòng thì việc yêu cầu quản lý tài chính – kế toán buộc phải nâng cao. Với trường hợp này, nếu vẫn sử dụng phương pháp excel, việc báo cáo, tập hợp và xử lý dữ liệu có thể xảy ra sai xót bất kỳ lúc nào. Giải pháp phần mềm kế toán sẽ giúp công việc đơn giản hơn rất nhiều nhờ vào việc dữ liệu được liên thông và đồng bộ liên tục nhờ kết nối mạng internet.
Thứ 2, chọn phần mềm theo nhu cầu sử dụng
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mỗi công ty đều có đặc thù riêng nên cần phải xác định rõ nhu cầu quản lý khi sử dụng phần mềm là gì? Những tính năng cần thiết trong phần mềm kế toán để lựa chọn được sản phẩm, đơn vị cung cấp phù hợp?
Với phần mềm có thêm nhiều tính năng tiện ích như tính toán ngân quỹ, hóa đơn, xử lý thẻ tín dụng….ngoài công tác tính toán sổ sách đơn giản như thường ngày. Doanh nghiệp cần nghiên cứu, tìm hiểu kỹ để chọn được phần mềm hiệu quả, phù hợp với ngành, những đặc thù kinh doanh.
Thứ 3, ngân sách đầu tư và tiện ích phần mềm
- Phần mềm kế toán đóng gói sẵn sẽ không tốn nhiều chi phí đầu tư nhưng tính năng và độ linh hoạt sẽ không được như phần mềm kế toán được xây dựng trên nhu cầu và tình hình doanh nghiệp chính xác (có sự chênh lệch lớn)
- Giải pháp phần mềm kế toán được xây dựng trên nhu cầu phát huy hiệu quả tối đa, tích hợp nhiều tính năng thiết thực, giao diện thân thiện, thao tác dễ dàng. Chính nhờ đó, không cần mất nhiều thời gian, chi phí đào tạo nhân viên sử dụng.
Thứ 4, an toàn dữ liệu
Với những công ty có quy mô vừa và lớn, nhiều chi nhánh đồng nghĩa sở hữu một kho dữ liệu đồ sộ. Vì vậy phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp bảo mật tối đa với cơ chế mã hóa và nén dữ liệu khi truyền tải thông qua internet.
Tốc độ cập nhật chứng từ và xem báo cáo nhanh chóng, chỉ mất vài giây. Bảo trì và sao lưu dữ liệu hàng ngày, hoàn toàn có thể liên kết với các phần mềm khác như: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quyết toán thuế…
Thứ 5, nhà cung cấp uy tín, nhiều kinh nghiệm
Hãy chọn những công ty uy tín, có thâm niên trên thị trường, phần mềm của các đơn vị này mang đến chất lượng, giá thành hợp lý, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng chu đáo, tư vấn tận tình, đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù kinh doanh và nhu cầu sử dụng.
Nhà cung cấp sẽ luôn đồng hành cùng kế toán viên trong suốt quá trình sử dụng phần mềm: hỗ trợ cài đặt, đào tạo sử dụng, nâng cấp phần mềm, khắc phục các sự cố kỹ thuật nhanh chóng, kịp thời.