Quyết toán thuế TNCN là công việc bắt buộc mà mỗi cá nhân có phát sinh nhiều nguồn thu nhập chịu thuế và doanh nghiệp (DN) có hoặc không phát sinh thu nhập chịu thuế của nhân viên công ty phải làm.

Hiện nay, người lao động có 2 hình thức quyết toán gồm ủy quyền cho công ty quyết toán thay hoặc tự mình quyết toán.

Vì các quy định về Luật thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành thường xuyên bị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ nên để loại trừ những rủi ro pháp lý khi áp dụng pháp luật, bạn hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

>>> Tham khảo: Những điểm mới về quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2020

Đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân?

Theo quy định, đối tượng phải quyết toán thuế TNCN bao gồm: tổ chức, cá nhân trả thu nhập và người lao động (NLĐ) có thu nhập trong kỳ tính thuế.

• Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập (doanh nghiệp – công ty)

Quyết toán cho phần thu nhập mà DN đã trả lương trong năm hoặc do NLĐ ủy quyền.

• Cá nhân có thu nhập (người lao động)

Quyết toán cho phần thu nhập nhận được trong năm.

Lưu ý:

Cá nhân được ủy quyền cho DN quyết toán thay cho mình nếu đủ điều kiện ủy quyền (điều kiện ủy quyền sẽ được trình bày phía bên dưới)

>>> Xem thêm: Các trường hợp phải quyết toán thuế năm 2020

>>> Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN 2020

Số thuế TNCN phải nộp cho thu nhập nhận được trong năm 2019

• Căn cứ tính thuế

Theo Điều 7 Thông tư 111/2013/TT-BTC, căn cứ tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập tính thuế và thuế suất, cụ thể:

Thu nhập tính thuế được xác định bằng thu nhập chịu thuế trừ (-) các khoản giảm trừ sau:

–  Các khoản giảm trừ gia cảnh.

–  Các khoản đóng bảo hiểm, quỹ hưu trí tự nguyện.

–  Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học.

• Công thức tính thuế

Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế X Thuế suất

Trong đó:

Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ

Thu nhập chịu thuế xác định như sau:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn

Thời hạn quyết toán thuế TNCN?

Căn cứ vào:

• Điểm đ Khoản 3 Điều 10 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định:

“Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính”.

• Khoản 4 Điều 8 Thông tư 156/2013/TT-BTC quy định:

“Trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn giải quyết thủ tục hành chính trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó”.

Theo đó, hạn cuối cùng quyết toán thuế TNCN năm 2019 là ngày 30/03/2020.

Ủy quyền quyết toán thuế TNCN?

Các trường hợp được ủy quyền 

• Điều kiện ủy quyền cho DN quyết toán thay 

Theo Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC), cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay trong các trường hợp sau:

– Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) từ 03 tháng trở lên tại 01 tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.

– Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại 01 tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm. Đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán đối với phần thu nhập này.

– Cá nhân là NLĐ được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia, tách, hợp nhất, sát nhập, chuyển đổi DN. Cuối năm NLĐ có ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức cũ đã cấp cho NLĐ (nếu có) để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thay cho NLĐ.

Lưu ý:

– Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền lương, tiền công mà cá nhân nhận được từ tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

– Trường hợp tổ chức chi trả sau khi thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi DN và thực hiện quyết toán thuế btheo ủy quyền của NLĐ được điều chuyển từ tổ chức cũ sang thì tổ chức mới có trách nhiệm quyết toán thuế đối với cả phần thu nhập do tổ chức cũ chi trả.

• Hồ sơ ủy quyền

Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC), cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ ủy quyền như sau:

– Mẫu ủy quyền theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN

– Bản chụp hóa đơn, chứng từ chứng minh đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).

Các trường hợp không được ủy quyền

Theo Công văn 5749/CT-TNCN, NLĐ không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho DN trong các trường hợp sau:

– NLĐ đảm bảo điều kiện được ủy quyền nhưng đã được DN cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không ủy quyền quyết toán thuế cho DN, trừ trường hợp DN đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho NLĐ.

– NLĐ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại 01 DN nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không còn làm việc tại DN đó.

– NLĐ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại 01 DN, đồng thời có thu nhập vãn lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ (bao gồm trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).

– NLĐ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại nhiều DN.

– NLĐ chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả trường hợp có thu nhập vãng lai duy nhất tại 01 nơi).

– NLĐ chưa đăng ký mã số thuế.

– NLĐ có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo thì không ủy quyền quyết toán thuế mà NLĐ tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều 46 Thông tư 156/2013/TT-BTC.

Hồ sơ, thủ tục quyết toán thuế TNCN

Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập (Doanh nghiệp)

• Hồ sơ khai quyết toán thuế

Căn cứ: Tiểu tiết b.2.1, tiết b.2, điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC; khoản 2 Điều 21 và khoản 7 Điều 24 Thông tư 92/2015/TT-BTC.

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công không phân biệt có phát sinh hay không phát sinh khấu trừ thuế khai theo các mẫu sau:

– Tờ khai mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

– Bảng kê mẫu số 05-1/BK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

– Bảng kê mẫu số 05-2/BK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

– Bảng kê mẫu số 05-3/BK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC.

• Địa điểm nộp hồ sơ

Theo điểm c khoản 1 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC, nơi nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm 2019 được quy định như sau:

– Tổ chức, cá nhân trả thu nhập là cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp hồ sơ khai thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý tổ chức, cá nhân.

– Tổ chức trả thu nhập là cơ quan Trung ương; cơ quan thuộc, trực thuộc Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh; cơ quan cấp tỉnh nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

– Tổ chức trả thu nhập là cơ quan thuộc, trực thuộc UBND cấp huyện; cơ quan cấp huyện nộp hồ sơ khai thuế tại Chi cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

– Tổ chức trả thu nhập là các cơ quan ngoại giao, tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của các tổ chức nước ngoài nộp hồ sơ khai thuế tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở chính.

• Thời hạn nộp hồ sơ

Thời hạn nộp thuế TNCN năm 2019 chậm nhất là ngày 30/03/2020.

Đối với cá nhân

Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi khoản 3 Điều 21 Thông tư 92/2015/TT-BTC, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay thì khai quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo mẫu sau:

– Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92.

– Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92 nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.

– Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).

Cá nhân cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp đó. Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

Trường hợp, theo quy định của luật pháp nước ngoài, cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận số thuế đã nộp, người nộp thuế có thể nộp bản chụp Giấy chứng nhận khấu trừ thuế (ghi rõ đã nộp thuế theo tờ khai thuế thu nhập nào) do cơ quan trả thu nhập cấp hoặc bản chụp chứng từ ngân hàng đối với số thuế đã nộp ở nước ngoài có xác nhận của người nộp thuế.

– Bản chụp các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có).

– Trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức Quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài phải có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.

>>> Chi tiết: Hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN 2020

Hoàn thuế thu nhập cá nhân

Căn cứ: Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 53 Thông tư 156/2013/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 23 Thông tư 92/2015/TT-BTC.

• Điều kiện hoàn thuế

– Việc hoàn thuế thu nhập cá nhân chỉ áp dụng đối với những cá nhân đã có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

– Đối với cá nhân đã uỷ quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

– Cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế, hoặc bù trừ với số thuế phải nộp của kỳ tiếp theo.

Như vậy, để được hoàn thuế thu nhập cá nhân thì phải đáp ứng các điều kiện sau:

– Có số thuế nộp thừa.

– Có mã số thuế thu nhập cá nhân tại thời điểm đề nghị hoàn thuế.

– Có đề nghị hoàn thuế.

• Hồ sơ hoàn thuế TNCN

Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sau khi bù trừ số thuế nộp thừa, nộp thiếu của các cá nhân mà có số thuế nộp thừa, nếu đề nghị cơ quan thuế hoàn trả thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập nộp hồ sơ hoàn thuế cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý.

Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

– Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước theo mẫu số 01/ĐNHT.

– Bản chụp chứng từ, biên lai nộp thuế thu nhập cá nhân và người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân trả thu nhập ký cam kết chịu trách nhiệm tại bản chụp đó.

Đối với cá nhân

Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế nếu có số thuế nộp thừa thì cá nhân không phải nộp hồ sơ hoàn thuế mà chỉ cần ghi số thuế đề nghị hoàn vào chỉ tiêu [47] – “Số thuế hoàn trả vào tài khoản NNT” hoặc chỉ tiêu [49] – “Tổng số thuế bù trừ cho các phát sinh của kỳ sau” tại tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 02/QTT-TNCN khi quyết toán thuế.”

>>> Xem thêm: Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN 2019