Bài này đi vào trình tự thực hiện: làm những bước nào, theo thứ tự ra sao, mỗi bước để lại giấy tờ gì. Nếu bạn cần bản mẫu để điền, xem mẫu phương án sử dụng lao động 2026 theo Điều 44.
Lưu ý về căn cứ pháp lý. Trước đây nội dung phương án nằm ở Điều 46 Bộ luật Lao động 2012. Từ 01/01/2021, quy định này chuyển sang Điều 44 Bộ luật Lao động 2019, và nghĩa vụ thông báo nằm ở khoản 6 Điều 42. Thuật ngữ “tổ chức công đoàn” cũng được thay bằng “tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở” — phạm vi rộng hơn công đoàn.
Sáu bước theo đúng thứ tự
Bước 1 — Chốt thời điểm và rà soát toàn bộ lao động
Chọn một ngày làm mốc và lập danh sách tại đúng ngày đó. Danh sách phải bao gồm cả những người không có mặt trên bảng chấm công: đang ngừng việc không do lỗi của mình, đang bị tạm đình chỉ công việc, đang được cử đi đào tạo, đang nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội, đang nghỉ không hưởng lương có sự đồng ý của doanh nghiệp, đang tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động.
Bước 2 — Phân loại vào năm nhóm của Điều 44
Mỗi người phải rơi vào đúng một nhóm: tiếp tục sử dụng; đào tạo lại để tiếp tục sử dụng; chuyển sang làm việc không trọn thời gian; nghỉ hưu; chấm dứt hợp đồng lao động. Tổng của năm nhóm phải bằng tổng số lao động ở bước 1 — đây là phép kiểm tra đơn giản nhưng bắt được phần lớn sai sót.
Bước 3 — Tính chế độ và tổng hợp nguồn kinh phí
Với nhóm chấm dứt hợp đồng: trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, tiền lương đến ngày cuối, tiền những ngày phép năm chưa nghỉ. Với nhóm đào tạo lại: chi phí đào tạo. Điểm đ khoản 1 Điều 44 đòi hỏi nêu rõ nguồn tài chính, không chỉ tổng số tiền.
Bước 4 — Trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Bắt buộc theo khoản 2 Điều 44 ở nơi có tổ chức này. Phải lập biên bản ghi rõ ngày, thành phần tham dự và ý kiến các bên. Đây là bước dễ bị làm hình thức nhất và cũng là bằng chứng quan trọng nhất khi xảy ra tranh chấp.
Bước 5 — Thông qua và công khai trong 15 ngày
Sau khi phương án được cấp có thẩm quyền của doanh nghiệp thông qua, phải thông báo công khai cho người lao động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày thông qua (khoản 2 Điều 44). Nên công khai bằng hình thức lưu được bằng chứng: niêm yết có biên bản, gửi email nội bộ, hoặc thông báo qua hệ thống nhân sự.
Bước 6 — Thông báo trước 30 ngày rồi mới cho thôi việc
Khoản 6 Điều 42 quy định chỉ được cho thôi việc sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động. Từ 01/3/2025, cơ quan tham mưu quản lý nhà nước về lao động ở địa phương là Sở Nội vụ, sau khi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội kết thúc hoạt động.
Hồ sơ để lại sau mỗi bước
| Bước | Giấy tờ phải có |
|---|---|
| 1–2 | Bảng tổng hợp hiện trạng lao động tại ngày chốt + năm phụ lục danh sách theo nhóm |
| 3 | Bảng tính chế độ từng người và bảng tổng hợp nguồn kinh phí |
| 4 | Biên bản trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở |
| 5 | Quyết định thông qua phương án + bằng chứng đã công khai (biên bản niêm yết, email, ảnh chụp) |
| 6 | Văn bản thông báo gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (có dấu đến hoặc biên nhận) + thông báo cho từng người lao động |
Thứ tự quan trọng hơn nội dung. Một phương án soạn đẹp nhưng lập sau khi đã ra quyết định cho nghỉ thì vẫn bị coi là hợp thức hóa. Ngược lại, một phương án trình bày mộc mạc nhưng đi đúng trình tự và có đủ biên bản từng bước thì đứng vững khi bị khiếu nại.
CoreHRM giúp chốt danh sách lao động tại một thời điểm, phân loại theo hợp đồng, tra thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và lương bình quân 06 tháng của từng người — phần tốn thời gian nhất khi lập phương án.
Đặt lịch tư vấn miễn phíNội dung mang tính tham khảo, cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể.
