Khi sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn để ghi thông tin nhập – xuất hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Để bảo đảm hóa đơn được lập chính xác, dưới đây là những nội dung bắt buộc trên hóa đơn.

Căn cứ:

– Thông tư 26/2015/TT-BTC;
– Thông tư 119/2014/TT-BTC.

09 nội dung phải có trên hóa đơn

– Nguyên tắc: Nội dung bắt buộc trên hóa đơn đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm a khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC và khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC) khi lập hóa đơn thì phải có những nội dung bắt buộc sau:

1 – Tên loại hóa đơn

– Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

– Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH).

2 – Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

– Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

– Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

3 – Tên liên hóa đơn

– Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 02 liên trở lên và tối đa không quá 09 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế…

4 – Số thứ tự hóa đơn

– Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 07 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

5 – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

6 – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

7 – Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

– Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

8 – Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

9 – Tên tổ chức nhận in hóa đơn

– Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

Lưu ý:

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

– Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.

– Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra).

Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

– Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

– Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn đã lập

Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi điểm b khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC) ngoài nội dung bắt buộc theo quy định trên, tổ chức kinh doanh có thể:

– Tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo logo, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

– Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

(Nguồn. Luatvietnam)