Khi nào phải báo tăng — khi nào phải báo giảm?
| Tình huống | Loại | Thời hạn |
|---|---|---|
| Ký HĐLĐ mới (từ đủ 1 tháng trở lên) | Báo tăng | Trong 30 ngày kể từ ngày HĐLĐ có hiệu lực |
| Nhân viên đi làm lại sau thai sản / nghỉ không lương | Báo tăng lại | Trong tháng đi làm lại |
| Chấm dứt HĐLĐ | Báo giảm | Trong tháng nghỉ việc (kèm chốt sổ) |
| Nghỉ thai sản | Báo giảm (diện thai sản) | Trong tháng bắt đầu nghỉ |
| Nghỉ không lương ≥14 ngày làm việc/tháng | Báo giảm tháng đó | Trong tháng phát sinh |
| Nghỉ ốm đau dài ngày | Báo giảm (diện ốm đau) | Trong tháng phát sinh |
| Thay đổi mức lương đóng | Điều chỉnh | Khi có quyết định thay đổi lương |
Hồ sơ và kênh nộp
- Hồ sơ báo tăng: tờ khai đơn vị (D02-LT theo mẫu hiện hành), thông tin người lao động (tờ khai TK1-TS nếu chưa có mã số BHXH), HĐLĐ. Người lao động mới cần CCCD và mã số BHXH cũ (nếu từng tham gia) — tránh cấp trùng sổ.
- Hồ sơ báo giảm: danh sách giảm kèm căn cứ (quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định nghỉ thai sản…).
- Kênh nộp: 100% điện tử qua Cổng giao dịch điện tử BHXH Việt Nam hoặc phần mềm I-VAN; kết quả trả về trong vài ngày làm việc.
- Sau khi duyệt: đối chiếu thông báo kết quả đóng (C12) hằng tháng với bảng lương — đây là chốt chặn phát hiện lệch sớm nhất.
5 lỗi báo tăng/giảm làm doanh nghiệp mất tiền
- Báo tăng muộn quá 30 ngày: truy thu toàn bộ + tiền lãi chậm đóng tính theo ngày.
- Quên báo giảm người đã nghỉ: tiếp tục phát sinh phải đóng, đặc biệt BHYT — phần này thường không đòi lại được vì thẻ đã có hiệu lực.
- Báo giảm thai sản sai tháng: ảnh hưởng trực tiếp hồ sơ hưởng chế độ thai sản của nhân viên — HR phải làm điều chỉnh mất nhiều tuần.
- Mức lương đóng không khớp quyết định lương: khi thanh tra đối chiếu bảng lương ↔ dữ liệu BHXH, mọi chênh lệch đều phải giải trình; sai sàn/trần 2026 (xem mức mới) là lỗi phổ biến nhất năm nay.
- Không đối chiếu C12 hằng tháng: lệch nhỏ tích tụ thành khoản truy thu lớn + hồ sơ chốt sổ bị treo khi nhân viên nghỉ việc.
Tự động hóa vòng lặp báo tăng – giảm
Bản chất của nghiệp vụ này là biến động nhân sự phải khớp dữ liệu BHXH theo từng tháng. Trên CoreHRM: mọi biến động (ký HĐLĐ, nghỉ việc, thai sản, nghỉ không lương ≥14 ngày từ dữ liệu chấm công) tự đưa vào danh sách báo tăng/giảm của kỳ, xuất file đúng định dạng kê khai điện tử, và lưu lịch sử từng người để đối chiếu C12 — HR nhà máy 1.000 công nhân xử lý biến động vài chục ca/tháng trong một buổi thay vì cả tuần.
Câu hỏi thường gặp
Báo tăng BHXH muộn bị phạt thế nào?
Bị truy thu số tiền chưa đóng kèm tiền lãi chậm đóng; chậm kéo dài có thể bị xử phạt hành chính về hành vi chậm đóng BHXH bắt buộc và bị công khai danh sách.
Nhân viên thử việc có phải báo tăng BHXH không?
Nếu thử việc theo hợp đồng thử việc riêng thì chưa thuộc diện bắt buộc; nếu nội dung thử việc ghi trong HĐLĐ (từ đủ 1 tháng) thì phải đóng và báo tăng từ hiệu lực hợp đồng.
Nghỉ không lương bao nhiêu ngày thì không đóng BHXH tháng đó?
Từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng — tháng đó không đóng và phải báo giảm; dưới 14 ngày vẫn đóng bình thường.
Biến động nhân sự tự chảy vào danh sách báo tăng – giảm
CoreHRM lập sẵn hồ sơ kê khai từng kỳ, nhắc hạn 30 ngày và lưu vết đối chiếu C12 — không còn truy thu bất ngờ.
Đặt lịch tư vấn miễn phí →
