Trước hết để hiểu một phần mềm tính lương trong doanh nghiệp cần làm những gì, các bạn nên hiểu phần mềm tính lương làm một phần không thể tách rời khỏi hệ thống các nghiệp vụ khác mà phòng quản trị nhân sự cần phải quản lý, thậm chí mở rộng ra các kết quả phòng ban khác quản lý và liên quan tới chế độ lương thưởng của nhân viên trong công ty.

Phần mềm tính lương online số 01 trong doanh nghiệp 1

Hình ảnh minh họa mô hình ảnh hưởng tới quy chế phần mềm tính lương

Yếu tố đầu tiên chúng ta xem xét để thẩm định phần mềm tính lương: Phần mềm cần phải nằm trong tổng thể các yếu tố mà việc tính lương có liên quan, vậy tính lương liên quan tới những yếu tố nào trong quản lý nhân sự. Tới đây chúng ta cần mở rộng hơn về thu nhập mà thường gọi là thu nhập từ lương, thưởng để đúng hơn với ý nghĩa của nó.

Đầu tiên tôi loại bỏ yếu tố tính lương bằng Excel, vì nó không thuộc phạm vi bài viết này, các bạn đọc bài viết này không nên vừa đọc vừa so sánh cách làm bằng excel: Tôi chỉ nói ra 1 ý cơ bản là Excel linh hoạt nhưng không an toàn, dễ sửa đổi và khó kiểm soát đúng sai trong 1 cell nào đó của bảng tính, hoặc lỗi lầm khi làm việc trên file Excel.

Phần mềm tính lương, nếu hiểu đơn giãn thì chúng ta biết nó là một phần mềm dùng để tính toán các yêu cầu về lương, và khả năng tính toán đó có tốt hay không thì chúng ta phải xem xét các điều kiện sau:

I. Quy chế và bảng lương:

Yếu tố đầu tiên chi phối bảng lương là quy chế tính lương của doanh nghiệp, với bộ quy chế này nếu chỉ nêu tên sẽ không có ý nghĩa gì, mà nó phải là các thành phần mà quy chế tính lương đang quy định và điều chỉnh:

1. Lương cơ bản thang bảng lương doanh nghiệp đang sử dụng

2. Lương sử dụng để đóng chế độ Bảo hiểm (với một số doanh nghiệp lương đóng chế độ có thể khác với lương thực nhận)

3. Ngày công làm việc theo quy định (Cần có một quy chế quy định công làm việc nếu bạn biết rằng doanh nghiệp bạn có nhiều quy định về tính công, đếm giờ làm việc, đánh giá chuyên cần)

4. Các khoản phụ cấp, thưởng hàng tháng: Phụ cấp cơm, phụ cấp xăng xe, phụ cấp nhà ở, phụ cấp chức vụ, phụ cấp độc hại, thưởng chuyên cần,… nhiều loại phụ cấp lắm nếu các bạn để ý quy chế lương của một số doanh nghiệp họ không muốn phần lương cơn bản chiếm tỷ trọng lớn trong thu nhập tổng, và cũng để dễ dàng thay đổi thêm bớt tùy vào tình hình quỹ lương của công ty.

5. Các khoản giảm trừ: trừ chế độ, trả nợ tạm ứng, trả nợ vay, đền bù hư hại (nếu có), trừ chuyên cần, trừ tạm đóng thuế TNCN,… nói chung các khoản giảm trừ theo quy định.

6. Lương tăng ca: cũng cần có một bản mô tả quy định về lương tăng ca nếu công ty bạn thường xuyên tăng ca, còn đơn giản thì cứ đúng luật ai hôm nào dược duyệt tăng ca thì căn cứ theo quy định tính vào lương tăng ca.

7. Thưởng:

a. Đơn giãn nhất là những khoản thưởng lễ trong năm, được công ty quyết định.

b. Thưởng phải tính toán thành một bảng tính riêng, thông thường nó không nằm chung với bảng lương hàng kỳ, mà được tổ chức thành bảng tính thưởng, và nó có các yếu tốt riêng mà mỗi doanh nghiệp sẽ quy định tùy theo văn hóa kinh doanh và lợi tức của việc kinh doanh mang lại để quyết định sẽ thưởng.

8. Thưởng cuối năm: Thông thường căn cứ vào kế quả thu nhập trong 12 tháng làm việc trong năm và căn cứ vào đánh giá nhân viên trong năm để tính toán khoản thưởng cuối năm này.

Xoay quanh việc tính lương, tính thưởng cũng chỉ có những công việc nhất định, nhưng chi tiết thì tùy thuộc vào mỗi thời điểm, mỗi doanh nghiệp và mỗi khối nhân viên mà quy định sẽ có sự khác biệt và các quy định điều chỉnh hưởng.

Ngoài ra, tính bảo hiểm từ trong bảng lương, tính thuế TNCN cũng làm một phần không thể tách rời khỏi bảng lương, nhưng tóm lại thì nó cũng theo đúng quy định luật đã ban hành để tính toán.

Phần mềm tính lương online số 01 trong doanh nghiệp 2

Hình ảnh minh họa các quan hệ trong phần mềm tính lương

Vậy phần mềm tính lương nằm trong thực thể này còn quan tâm những gì nữa?

II. Bạn dùng phần mềm tính lương cũng phải theo quy chế, nhưng quy chế thường sẽ được quy định các yếu tố khác như:

Ngày công làm việc trong tháng phải đúng theo quy định làm việc của công ty, khi nghỉ phải xin phép nghỉ phép năm, nghỉ chế độ, nếu nghỉ không xin phép sẽ tính công nghỉ không lương, mất chuyên cần.

Để được hưởng phụ cấp bạn phải đạt các yêu cầu về làm việc chuyên cần

Để được thưởng kinh doanh bạn phải đạt doanh số tối thiểu, có bonus bạn cần đạt mức doanh số như thế nào.

Chưa kể KPI hàng tháng mà môt số doanh nghiệp sẽ quy định, từ đó tác động tới tính lương.

Các quyết định khen hay kỹ luật nhân viên cũng là yếu tốt làm cho thưởng thay đổi

Ngoài ra, trong một kỳ lương sẽ có nhân viên mới, nhân viên vừa được nâng lương và các phụ cấp, nhân viên thôi việc,…

Và vì vậy phần mềm tính lương cũng phải xoay quanh các yếu tố này để xử lý dữ liệu, và nhất là nó phải nhận dạng ra các trường hợp mới, thay đổi hay có điều chỉnh nhanh nhất, giúp người tín lương và chế độ làm việc hiệu quả.

Quan trọng hơn nữa đối với phần mềm tính lương là khả năng tùy biến của bộ công thức định nghĩa trong phần mềm, vì quy định của doanh nghiệp sẽ thay đổi theo quá trình điều chỉnh các yêu cầu quản lý, và từ đó sẽ thay đổi yêu cầu tính toán, hoặc thêm đối tượng cũng dẫn tới thêm yêu cầu tính toán (VD: thêm một sản phẩm mới được kinh doanh, và đối nhân sự thực hiện mãng này được quy định lương thưởng có thể khác với các nhóm khác, từ đó yêu cầu tính phải đáp ứng được).

Nếu việc điều chỉnh quy định luôn luôn phải phụ thuộc vào công ty cung cấp phần mềm, sẽ dẫn tới thụ động, thời gian thay đổi lâu, chi phí phát sinh nhiều, còn ngược lại, bạn chỉ trả phí khi nào bạn muốn thuê đơn vị cung cấp làm, còn nếu không, bạn tự làm được để chủ động và giảm chi phí cho doanh nghiệp.

Phần kết xuất: phần mềm tính lương cũng sẽ phải xuất ra nhiều kết quả khác nhau để ngươi tính lương sử dụng, thống kê cho lãnh đạo, chuyển cho ERP Import, hoặc phần mềm kế toán hạch toán, làm lệnh chuyển ngân hàng, đưa qua email gửi nhân viên, post lên hệ thống thông tin nội bộ hay dịch vụ cá nhân (portal), ….

III. Bonus thêm: Nếu đã tính được lương thì phần mềm cũng nên tính được thuế thu nhập cá nhân (TNCN), quyết toán thuế, xuất được báo cáo để kê khai, và nhất là kê khai qua mạng, và chức năng phần mềm tính lương cần làm được các việc trên linh hoạt như chính việc tính lương, vì hai nhóm này là hai nhóm gắn liền với nhau về dữ liệu và kết quả.

phần mềm tính lương

Hình minh họa mô tình tính lương tối giãn của phần mềm nhân sự CoreHRM

Tóm lai một phần mềm chuyên nghiệp tính lương cần hội tụ các yếu tố cơ bản như sau:
  • Phần mềm tính lương phải đáp ứng được yêu cầu tính toán mà doanh nghiệp quy định
  • Phải cho phép phát triển, điều chỉnh bộ công thức khi có yêu cầu phát triển hay thay đổi quy định trả lương thưởng
  • Phải tương tác tốt với các chức năng khác để tự động lấy dữ liệu là cơ sở xử lý cho phần mềm tính lương
  • Phải trả dữ liệu ra cho các hệ thống khác dễ dàng, phong phú và tùy biến tốt
  • Có các công cụ kiểm tra, điều chỉnh và import dữ liệu bên ngoài vào bảng lương linh hoạt
  • Phần mềm tính lương cũng cần hỗ trợ việc khóa bảng tính hay phê duyệt và thông báo lương dễ dàng và tiện lợi.

Danh sách phần mềm Chấm công, tính lương, quản lý nhân sự của chúng tôi.

>> Phần mềm tính lương CorePayroll

>> Phần mềm nhân sự CoreHRM

>> Phần mềm chấm công CoreAttendance

Đọc thêm:

>> Cách lựa chọn máy chấm công ở Việt Nam tốt nhất hiện nay