Mười hãng máy chấm công phổ biến ở Việt Nam thường được bán bởi các đại lý:​

  • Abrivision
  • Adel
  • Wise eyes
  • ZK techco
  • Granding

Khi một văn phòng hay một nhà máy đủ lớn, nhu cầu sử dụng máy quẹt thẻ hay vân tay quản lý ra vào trở nên rất bình thường và là nhu cầu cơ bản.

Lựa chọn máy chấm công, máy quẹt vân tay ở Việt Nam 1

Hình ảnh minh họa chấm công nhà máy nhiều ca làm việc

Tuy nhiên, việc mua 1 hay nhiều máy quẹt vân tay (hoặc thẻ từ) đôi khi chúng ta thấy đơn giãn, và cứ thoải mái vài máy về sử dụng, nhưng có đúng là đơn giãn hay không? Tôi chia sẽ một số kinh nghiệm sau đây để các anh chị khi mua có những nhận định rõ ràng hơn.

Với tôi, sau hơn 14 năm làm tư vấn giải pháp nhân sự, chấm công, tính lương cho rất nhiều công ty vừa và lớn với mọi ngành nghề kinh doanh, việc doanh nghiệp đã mua hệ thống máy vân tay để quản lý và không đáp ứng được yêu cầu chấm công tự động là điều gần như phải chấp nhận, vậy nguyên nhân vì đâu?

Thông thường khi mua máy các anh chị đa số chỉ so sánh về giá, và ít quan tâm tới thương hiệu máy, đơn thuần vì máy chấm công có quá nhiều thương hiệu và không hẵn có sự nỗi trội trên thị trường Việt Nam, vì các sản phẩm này chủ yếu nhập khẩu và phân phối vào Việt Nam thông qua các công ty phân phối.

Nói hơi tiêu cực thì mục tiêu của các công ty nhập khẩu trước hết cũng chỉ là mua và bán doanh số bán cao nhất có thể là được, và vì thế các hứa hẹn cũng như cam kết bằng mọi cách để bán được hàng, còn kết quả cuối cùng thì như tôi nói ban đầu, phần nào để lại khó khăn cho người đầu tư.

  1. Máy chấm công không tự động xóa logs trên bộ nhớ đệm, làm mất dữ liệu quẹt hoặc máy chạy chậm
  2. Muốn có dữ liệu công thường xuyên phải vào phần mềm nhấn lấy dữ liệu
  3. Dữ liệu chấm công lấy về chỉ đúng ở những trường hợp tiêu chuẩn, còn lại các trường hợp khác bất thường thì các bạn tự tìm hiểu và nhập liệu.
  4. Sau một thời gian thì các ca làm việc của công ty và máy không còn liên quan gì tới nhau nữa, kết quả chấm công sai, lúc này còn lấy logs để tham khảo hoặc tính thủ công
  5. Và rất nhiều vấn đề khác khi mua máy chấm công

Để khắc phục được các vấn đề cố hữu khi kỳ vọng vào máy chấm công, sau đây là những điểm cơ bản bạn cần quan tâm khi mua máy chấm công:

May_cham_cong

Hình ảnh minh họa máy chấm công thẻ từ

  1. Đặt mục tiêu đúng cho máy chấm công là máy quẹt vân tay, nếu bạn có ca đơn giãn thì có thể yêu cầu làm luôn nhiệm vụ chấm công
  2. Mua dòng máy chấm công phải có thương hiệu, có CO CQ chứng minh nguồn gốc và chất lượng, tránh các công ty bán hàng không có nhãn hiệu (hàng gia công trôi nỗi), bán xong phải đảm bảo bảo hành, bảo trì để sử dụng lâu dài.
  3. Khảo sát thực tế ứng dụng của nhà cung cấp: Yêu cầu tối thiểu 5 đơn vị đã dùng dòng máy họ đang bán cho bạn cho ý kiến sử dụng (lưu ý mục đích sử dụng máy phải tương tự yêu cầu với chính yêu cầu của bạn).
  4. Khả năng thay thế thiết bị khi bị hư hỏng: chế độ cho mượn máy khi gặp sự cố, thời gian cam kết giải quyết sự cố phần cứng tối thiểu và tối đa (Tốt nhất là trong vòng 04 giờ phải có máy thay thế, trong tròng 01 ngày là phải khắc phục xong sự cố nhỏ, trong vòng 03 ngày khắc phụ sự cố lớn, nếu gửi về hãng thì phải cho mượn máy thay thế trong thời gian khắc phục).
  5. Các thông số cơ sở và nâng cao phải được công bố rõ ràng trong báo giá và mô tả sản phẩm

Từ đó bạn đưa ra yêu cầu, nhưng cơ bản cũng cần các khả năng như:

  • Máy phải tự động trả dữ liệu về server (lưu ý về Database máy lưu về: thường sẽ là data MS Access, MS SQL Server có khả năng lưu trữ tốt, hoặc tập tin txt khả năng lưu trữ hạn chế, excel khả năng lưu trữ hạn chế)
  • Tự động xóa bộ nhớ tạm sau khi lưu data (điểm này quan trọng, vì bộ nhớ tạm trên máy có thể bị tràn và làm mất dữ liệu của bạn nếu không được làm sạch, nếu xóa thường xuyên bạn sẽ mất thời gian)
  • Giải pháp máy phải kết nối qua mạng Internet hoặc VPN nếu nhiều địa điểm sử dụng không trong một mạng LAN.
  • Cấu hình data vân tay có thể export từ máy này và import vào máy khác thông qua phần mềm quản lý máy.
  • Nhận dạng trạng thái quẹt ra và vào của người dùng như thế nào? (nếu nhận dạng theo kiểu chẵn lẽ, thì người dùng cuối sẽ mất nhiều thời gian do dữ liệu sai, nếu nhận dạng qua ký tự hoặc qua ID của máy thì sẽ tốt hơn).
  • Và rất nhiều yêu cầu khác như số máy yêu cầu mua tại một địa điểm để đáp ứng được yêu cầu chấm công, phần mềm kèm theo phải nhận dạng ra các ca làm việc của công ty bạn, truy xuất dữ liệu kết quả chấm công, …
  • Hơn hết là phải chứng minh được chứ không chỉ cam kết qua lời nói của nhân viên bán hàng, nên ghi vào hợp đồng các yêu cầu, kèm theo là điều kiện hoàn thành gắn liền với điều kiện thanh toán, và nếu chưa hoàn thành thì phải trả lại máy và hoàn lại tiền.

Nếu một trong các yêu cầu cơ bản không đáp ứng được đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chịu hậu quả lớn sau khi đầu tư:

  • Phải mất rất nhiều thời gian để lưu dữ liệu, tổng hợp và đưa vào ứng dụng cho các việc khác của công ty.
  • Phải đổi mặt với việc mất dữ liệu mà không rõ mình đã làm đủ chưa.
  • Thậm chí phải đầu tư lại hệ thống hoặc ít nhiều phải mua thêm nhiều máy hơn để đáp ứng được các yêu cầu cơ bản mà bạn không nhận ra.
  • Hoặc phải tốn kém tiền bạc thêm để có thêm giải pháp giúp bạn hoàn thiện lại 1 hệ thống chấm công, thay vì là những cái máy chấm công bạn đang sở hữu, cần phân biệt rõ những cái máy chấm công và hệ thống máy chấm công để làm tốt việc này.

Tóm lại:

Nếu đầu tư mua máy, bạn cần hiểu rõ mục tiêu, sau đó sẽ đưa ra yêu cầu, đánh giá sự tư vấn và cam kết thực hiện, ngoài ra cũng cần có các lưu ý ứng dụng, vì nếu không bao quát hết, bạn sẽ là người gặp khó khăn do chính hệ thống bạn đã đầu tư.

Hiện tại đa số cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp đều có nhiều hơn một địa điểm hoạt động, vì vậy bạn trang bị máy chấm công cần nhìn dưới góc độ là một hệ thống máy chấm công liên kết chặt chẽ để đảm bảo toàn hệ thống máy hoạt động theo cùng một nguyên tắc.

Và chắc chắn máy chấm công chỉ để theo dõi giờ vào, giờ ra hàng ngày, muốn chấm công bạn cần có phần mềm chấm công mạnh mẽ và hữu dụng để đáp ứng được việc xuất Bảng kết quả chấm công (Final time sheet) nhanh, chính xác cho mỗi kỳ chốt công.

>>> Tham khảo thêm phần mềm chấm công trong doanh nghiệp