Mẫu bảng lương là một bảng thống kê nằm trong sự quản lý của bộ phận nhân sự nhằm kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày công, các khoản phụ cấp của từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Một mẫu bảng lương chỉnh chu, chuyên nghiệp luôn là chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp. Nó không những thể hiện sự minh bạch, hiệu quả mà còn góp phần cho thấy trình độ quản lý của mỗi ban lãnh đạo tổ chức. Vì vậy, để có được một mẫu bảng lương đúng chuẩn, các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra mẫu bảng lương chính xác nhất, vừa đúng luật, vừa mạch lạc trong quản lý thông tin, trình bày. Hiện nay đa phần các doanh nghiệp đang sử dụng công cụ miễn phí là Microsoft Excel để làm bảng lương, quản lý lương cho nhân viên. 

1. Các thành phần trong một bảng tính lương cơ bản trong Excel:

Mau bang luong excel

File tính lương bằng Excel sẽ cần những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng lương thực tế, số ngày công,… Trong phần đầu tiên này, chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng lương đầy đủ và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.

       a. Nhóm cột thông tin nhân viên: Gồm các cột: Mã nhân viên ( ID ) , Họ và tên nhân viên, Phòng ban, Chức vụ, Số Tài Khoản, Ngân Hàng,…

        b. Cột Lương chính: Đây là cách gọi khác của lương cơ bản. Lương này chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản khác. 

=> Xem thêm: Mức lương tối thiểu vùng 2020

         c. Nhóm cột phụ cấp và tổng phụ cấp:

– Các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính, đó là các phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm.

  • Nhóm phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm bao gồm: Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp trách nhiệm, Phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hay Phụ cấp khu vực, thâm niên,….
  • Nhóm phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm: tiền ăn, tiền điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở,….

– Tổng phụ cấp: Tổng các khoảng phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm và các phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm.

        d. Tổng lương: là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác nhau.

       e. Số ngày công thực tế: Đây là chỉ số nhằm xác định thời gian thực mà người lao động làm việc và được hưởng lương theo những ngày lao động đó.

        f. Tổng thu nhập: là lương thực tế chưa kèm phát sinh mà nhân viên được nhận. Có 2 cách để tính tổng thu nhập:

  • Cách 1: Tính theo số ngày công của từng tháng:

Tổng thu nhập = (Tổng lương/Số ngày công trong tháng) X Số ngày công thực tế

  • Cách 2: Tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:

+ Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24:

Tổng thu nhập = (Tổng lương/24) X Số ngày công thực tế

+ Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 26:

Tổng thu nhập = (Tổng lương/26) X Số ngày công thực tế

Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít / nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiếu hoặc dư cho nhân viên.

         g. Lương để đóng bảo hiểm: Phần này sẽ là tổng Lương cơ bản và Phụ cấp yêu cầu đóng bảo hiểm.

        h. Nhóm cột Trích trừ lương NLĐ: Chia ra thành từng loại bảo hiểm cần đóng bao nhiêu và trích trừ vào lương của nhân viên. Phần này sẽ giúp việc quản lý đóng bảo hiểm trở nên khoa học hơn, dễ dàng hơn và minh bạch.

         i. Nhóm cột Giảm trừ gia cảnh: Gồm những cột : Giảm trừ bản thân, Số người phụ thuộc, Tổng Mức tiền giảm trừ người phụ thuộc

         j. Nhóm cột liên quan Thuế TNCN: Bao gồm Thu nhập chịu thuế, Thu nhập tính TNCN, Thuế TNCN phải nộp. Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty. => Xem thêm: Hướng dẫn tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương mới nhất

         k. Thực lĩnh: Đây là phần lương chính thức sẽ được trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và tạm ứng (nếu có).

Tùy vào quy định của mỗi công ty sẽ có một vài khoản chi phí khác: quỹ từ thiện, quỹ công đoàn,……

   => Download tại đây Mẫu Bảng Lương

2. Các file dữ liệu cần chuẩn bị cho bảng lương: 

Với các thành phần cần có để tạo được một bảng lương trên đây chúng ta có thể liệt kê sơ bộ một vài file cơ bản như sau:

      • File chấm công
      • File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp đã thỏa thuận với người lao động
      • File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp
      • File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương
      • File theo dõi ngày phép, các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…
      • File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc
      • File theo dõi biến động lương (tăng, giảm)
      • File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương
      • File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc

3. Những bất cập khi tính lương bằng Excel: 

Vì phải tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, một chuyên viên C&B có thể mất tới 3-5 ngày cho khoảng 60 – 100 nhân sự, còn đối với những đơn vị là Nhà máy sản xuất lớn với đội ngũ công nhân viên lên đến hàng ngàn thì mất nhiều thời gian và khó khăn hơn. Chưa hết, các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, lại mất thêm 1-2 ngày nữa để tra soát và chỉnh sửa lại. Gây mất thời gian và công sức của người C&B. Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel tiềm ẩn các mối nguy cơ khác như sau:

  • Không đảm bảo bảo mật
  • Khả năng tích hợp kém
  • Dữ liệu phân tán, rất khó để rà soát tổng thể hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định
  • Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu, không thể để lại “thừa kế” cho người sau
  • Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô

Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển đến mức có thể dùng trí tuệ nhân tạo để nhận diện khuôn mặt con người, thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng một công cụ hỗ trợ là phần mềm tính lương tự động ?

4. Gợi ý phần mềm hỗ trợ tính lương hiệu quả: Phần mềm tính lương CorePayroll

mẫu bảng lương phân mềm tính lương CorePayroll

Phần mềm tính lương CorePayroll là một sản phẩm đến từ SaigonPoint đã, đang và sẽ là công cụ hỗ trợ rất hiệu quả cho bộ phận C&B. Giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức, đồng thời giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và đầu tư nguồn lực nhân sự cho những nhiệm vụ quan trọng khác.  

CorePayroll được phát triển theo hướng phần mềm tính lương đa tiện ích với khả năng logic, tùy biến cao và quan trọng nhất là tính các loại lương, bảng lương phong phú và hoàn toàn tính toán tự động. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi. Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước. Bên cạnh đó CorePayroll còn hỗ trợ đưa ra các báo cáo, xuất các file lương, phiếu lương cá nhân,…

Phần mềm tính lương CorePayroll được thiết kế một cách tổng quát, cho phép người dùng linh động tự định nghĩa tất cả các thành phần sau:

    • Các phương án tính lương của doanh nghiệp cho từng nhóm nhân viên cụ thể.
    • Nhân viên/nhóm nhân viên nào, được tính theo phương án lương nào đều có thể định nghĩa động
    • Bảng lương cho từng phương án lương của doanh nghiệp: Lương hành chính, lương sản xuất theo giờ, lương thành phẩm, lương kinh doanh theo doanh số bán hàng, lương phân bổ tổng quỹ lương theo KPI và sản lượng sản xuất từng tổ nhóm, nhà máy và trụ sở.
    • Định nghĩa công thức tính toán của từng cột lương trên bảng lương
    • Định nghĩa các dữ liệu đầu vào cần phải nhập để tính được lương
    • Định nghĩa các dữ liệu từ các chức năng khác được sử dụng để tính lương. Ví dụ như dữ liệu chấm công, dữ liệu mức lương, hệ số lương, hệ số phụ cấp trách nhiệm…
    • Khi các phương án tính lương của doanh nghiệp đã được thiết lập đầy đủ, hàng tháng, nhân viên tính lương chỉ còn một công tác nhập liệu tính lương với các dữ liệu có sự thay đổi tại kỳ lương và thực hiện tính lương nhanh chóng, chính xác
    • Việc lưu trữ toàn bộ dữ liệu log của quá trình tính lương cho phép người dùng dễ dàng kiểm tra, đối chứng dữ liệu tính lương của từng nhân viên
    • Dễ dàng in ra bảng lương tổng hợp, phiếu lương cá nhân, gửi email thông báo lương hay xem thông tin lương trên web
    • Kết xuất dữ liệu lương sang phân hệ Báo cáo phân tích thống kê
    • Kết xuất dữ liệu cho BHXH-BHYT, thuế TNCN
    • Làm công tác quyết toán thuế TNCN nhanh chóng và chính xác, tùy biến và luôn update theo thông tư mới nhất

5. Kết luận:

Mọi doanh nghiệp đều cần sở hữu cho mình một mẫu bảng lương đúng chuẩn nó sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và tính minh bạch trong khâu quản lý để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, phù hợp với luật pháp.

Bài viết trên đây đã chia sẻ kiến thức liên quan về việc tạo mẫu bảng lương và tính lương trong doanh nghiệp. Và với Phần mềm tính lương CorePayroll sẽ là gợi ý cho bộ phận C&B và doanh nghiệp trong việc quản lý tính lương cho nhân viên, thay vì phải loay hoay trong quá trình trả lương mỗi tháng.