Biểu đồ thống kê nhân sự — dashboard cho ban giám đốc

Rất nhiều doanh nghiệp đã có màn hình biểu đồ nhân sự. Vẽ đẹp, nhiều màu, cập nhật hằng tháng — và sau ba tháng thì không ai mở nữa.

Lý do gần như luôn giống nhau: dashboard đang trả lời những câu ban giám đốc đã biết câu trả lời. Tổng số nhân sự, tỷ lệ nam nữ, cơ cấu độ tuổi — đó là mô tả, không phải tín hiệu. Người điều hành không cần biết doanh nghiệp đang trông như thế nào; họ cần biết cái gì sắp hỏng.

Dashboard khác báo cáo ở chỗ nào

Hai thứ này hay bị gộp làm một, nên cuối cùng cái nào cũng làm dở.

Nói ngắn: báo cáo nhân sự phục vụ nghĩa vụ, dashboard phục vụ quyết định. Một dashboard tốt có thể chỉ gồm sáu ô số — miễn là mỗi ô đều có ngưỡng, và vượt ngưỡng thì có người phải làm gì đó.

Sáu chỉ số đáng đưa lên màn hình của ban giám đốc

1. Tỷ lệ nghỉ việc — tách ra mới dùng được

Con số gộp gần như vô dụng. Phải tách ít nhất hai chiều:

• Tự nguyện và không tự nguyện. Người xin nghỉ là vấn đề giữ người; người bị cho nghỉ là vấn đề tuyển sai hoặc quản lý. Hai bệnh khác nhau, thuốc khác nhau.
• Theo thâm niên. Tỷ lệ rời đi trong 90 ngày đầu là chỉ số riêng và thường là chỉ số đau nhất ở nhà máy — nó tố cáo khâu tuyển và khâu hội nhập, không phải khâu đãi ngộ.

2. Tỷ lệ vắng mặt theo ca và theo chuyền

Đây là chỉ số dự báo tốt nhất cho sản lượng tuần tới. Cắt theo ca và theo chuyền mới thấy vấn đề: ca đêm của một chuyền vắng gấp đôi phần còn lại là tín hiệu về quản đốc hoặc điều kiện làm việc, không phải về ý thức người lao động. Dữ liệu gốc nằm ở hệ thống chấm công.

3. Giờ làm thêm luỹ kế trên đầu người — so với trần luật

Chỉ số này vừa là chuyện chi phí, vừa là chuyện tuân thủ, và là chỉ số duy nhất trong danh sách có ngưỡng do luật ấn định sẵn.

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, số giờ làm thêm không quá 40 giờ trong 1 tháng và không quá 200 giờ trong 1 năm. Khoản 3 Điều 107 cho phép nâng trần lên không quá 300 giờ trong 1 năm với một số nhóm công việc đặc thù — trong đó có sản xuất gia công xuất khẩu hàng dệt may, da giày, điện, điện tử, chế biến nông lâm thuỷ sản; sản xuất và cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu, cấp thoát nước; công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao mà thị trường lao động chưa cung ứng kịp; và công việc cấp bách mang tính thời vụ.

4. Chi phí lao động trên một đơn vị đầu ra

Tổng quỹ lương tăng không nói lên điều gì — quy mô tăng thì quỹ lương phải tăng. Chỉ số dùng được là chi phí lao động trên một đơn vị sản phẩm, và nó chỉ tính đúng khi chi phí đã phân bổ về đúng chuyền hoặc đúng đơn hàng. Điều kiện để có nó là account code và cost center được gắn ngay trên hồ sơ nhân viên, chứ không ánh xạ thủ công lúc lên báo cáo.

5. Nhân sự thực tế so với định biên

Không phải để biết thiếu bao nhiêu người, mà để biết thiếu ở đâu và thiếu bao lâu rồi. Một vị trí trống ba tháng ở khâu nghẽn của dây chuyền tốn hơn nhiều so với năm vị trí trống ở khối gián tiếp. Chỉ số này chỉ có ý nghĩa khi định biên được khai báo trên sơ đồ tổ chức, không nằm trong một tệp riêng của phòng nhân sự.

6. Thời gian tuyển bù cho vị trí sản xuất

Tính từ ngày vị trí trống đến ngày người mới đi làm thật — không phải đến ngày ký hợp đồng. Đây là chỉ số cho biết bộ phận sản xuất còn phải gồng bao lâu nữa, và nó gắn trực tiếp với chỉ số số 3: tuyển bù càng chậm thì giờ làm thêm càng dồn lên người đang có.

Ba lỗi khiến dashboard mất tác dụng

• Số trung bình che mất vấn đề. Tỷ lệ vắng toàn nhà máy 4% nghe rất ổn — trong khi một chuyền đang 14% và ba chuyền khác gần 0%. Mọi chỉ số trên dashboard đều phải bấm xuống được tới cấp chuyền, cấp ca.
• Dữ liệu trễ hơn quyết định. Dashboard chốt số ngày 15 tháng sau thì tháng đó đã kết thúc từ lâu. Chỉ số điều hành phải cập nhật theo ngày; nếu hạ tầng chưa cho phép thì thà bỏ chỉ số đó ra còn hơn hiển thị số cũ.
• Không có ngưỡng và không có người chịu trách nhiệm. Một con số không kèm ngưỡng thì không ai biết nó đang tốt hay xấu. Mỗi ô trên dashboard nên trả lời được: vượt ngưỡng thì ai phải làm gì, trong bao lâu.

Ai xem gì, theo nhịp nào

Với doanh nghiệp nhiều nhà máy hoặc nhiều pháp nhân, lớp trên cùng phải so sánh được giữa các đơn vị trên cùng một định nghĩa chỉ số — xem cách quản lý nhân sự cấp tập đoàn xử lý phần này.

Điều kiện tiên quyết mà không phần mềm nào bỏ qua được

Dashboard là lớp trên cùng. Nó chỉ đúng khi ba lớp dưới đã đứng vững:

• Danh mục gốc thống nhất — cùng một mã bộ phận, mã chức danh dùng chung cho mọi hệ thống.
• Dữ liệu chảy không qua tay người — chấm công vào bảng công, bảng công vào bảng lương tự động. Đây là bài toán đồng bộ dữ liệu nhân sự.
• Kỳ khoá sổ rõ ràng — nếu số liệu kỳ đã chốt vẫn sửa được thì biểu đồ xu hướng sẽ tự đổi hình theo thời gian.

Bỏ qua ba lớp này mà mua công cụ vẽ biểu đồ thì kết quả là những con số sai trông rất thuyết phục. CoreHRM gom toàn bộ nghiệp vụ trên một nguồn dữ liệu duy nhất nên chỉ số lấy thẳng từ dữ liệu vận hành, không qua bước ghép tệp; hệ thống triển khai on-premise, dữ liệu nằm trên máy chủ do doanh nghiệp kiểm soát. Với đặc thù nhiều ca và lao động thời vụ, đọc thêm phần mềm nhân sự cho nhà máy sản xuất.

Câu hỏi thường gặp