Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Lao Động
Không Sót Hạn, Đúng Luật, Sẵn Sàng Thanh Tra
Chức năng quản lý hợp đồng lao động của CoreHRM số hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng — từ soạn thảo theo mẫu chuẩn, ký kết, theo dõi hiệu lực, cảnh báo hết hạn trước 30–60 ngày, gia hạn theo lô đến lưu trữ điện tử phục vụ thanh tra. Một doanh nghiệp hàng trăm lao động không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một nhân viên HR.
Quản Lý Hợp Đồng Lao Động Bằng Excel — Quả Bom Hẹn Giờ
Với doanh nghiệp vài chục người, theo dõi hợp đồng bằng Excel còn tạm ổn. Nhưng khi quy mô lên hàng trăm, hàng nghìn lao động — với hàng loạt hợp đồng 12 tháng hết hạn rải rác quanh năm — chỉ cần sót một trường hợp quá 30 ngày không ký lại, hợp đồng đã tự động chuyển thành không xác định thời hạn ngoài kế hoạch. Đây là rủi ro pháp lý tốn tiền nhất mà bộ phận HR phải gánh.
❌ Theo dõi hợp đồng thủ công
- Danh sách hết hạn nằm trong file Excel, phụ thuộc một người nhớ và cập nhật
- Sót hạn ký lại → hợp đồng tự thành không xác định thời hạn ngoài ý muốn
- Không kiểm soát được số lần ký HĐ xác định thời hạn (tối đa 2 lần)
- Bản cứng lưu rải rác trong tủ hồ sơ, mất thời gian tìm khi thanh tra
- Phụ lục điều chỉnh lương, chức danh không gắn với hợp đồng gốc
- Không có lịch sử thay đổi — khó giải trình khi có tranh chấp lao động
✓ CoreHRM Contract Module
- Cảnh báo tự động toàn bộ hợp đồng sắp hết hạn trước 30–60 ngày
- Chặn rủi ro: hệ thống đếm số lần ký, nhắc chuyển loại đúng quy định
- Gia hạn, ký lại theo lô — xử lý hàng trăm hợp đồng trong một buổi
- Lưu trữ điện tử tập trung, tìm bất kỳ hợp đồng nào trong vài giây
- Phụ lục, quyết định điều chỉnh gắn liền hồ sơ — một dòng thời gian
- Lịch sử thay đổi đầy đủ, sẵn sàng xuất hồ sơ khi thanh tra lao động
6 Chức Năng Cốt Lõi Quản Lý Hợp Đồng Lao Động Trên CoreHRM
Chức năng quản lý hợp đồng nằm trong phần mềm nhân sự CoreHRM, thiết kế bám sát đúng quy định Bộ luật Lao động 2019 về hợp đồng lao động và thực tiễn vận hành của HR Việt Nam.
Soạn Thảo Theo Mẫu Chuẩn
Thư viện mẫu hợp đồng (không xác định thời hạn, xác định thời hạn, thử việc, HĐ dịch vụ). Tự động điền thông tin từ hồ sơ nhân sự — không nhập tay, không sai sót định danh.
Cảnh Báo Hết Hạn Tự Động
Hệ thống nhắc HR trước 30–60 ngày với toàn bộ hợp đồng sắp hết hạn. Danh sách lọc theo phòng ban, loại hợp đồng — không bao giờ sót hạn ký lại.
Kiểm Soát Số Lần Ký & Chuyển Loại
Đếm tự động số lần ký HĐ xác định thời hạn, cảnh báo khi đến lần buộc chuyển sang không xác định thời hạn. Chặn rủi ro “bẫy tự động chuyển loại” theo luật.
Quản Lý Phụ Lục & Điều Chỉnh
Mọi phụ lục điều chỉnh lương, chức danh, địa điểm làm việc gắn trực tiếp vào hợp đồng gốc. Một dòng thời gian đầy đủ cho từng người lao động.
Ký Số & Hợp Đồng Điện Tử
Hỗ trợ ký số và hợp đồng điện tử — có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy theo BLLĐ 2019. Quy trình duyệt và ký liền mạch, giảm in ấn và luân chuyển giấy tờ.
Lưu Trữ Điện Tử & Tra Cứu
Kho lưu trữ hợp đồng tập trung, phân quyền truy cập. Tìm kiếm theo tên, mã NV, loại HĐ, ngày hết hạn. Xuất hồ sơ theo lô phục vụ thanh tra trong vài phút.
Tích hợp liền mạch: Hợp đồng lao động kết nối trực tiếp với hồ sơ nhân sự (HRIS), phần mềm tính lương (mức lương trên hợp đồng là căn cứ tính lương và đóng BHXH) và thủ tục báo tăng/giảm BHXH — ký hợp đồng mới là tự động đưa vào danh sách báo tăng kỳ đó.
Vòng Đời Một Hợp Đồng Lao Động Trên CoreHRM
Chức năng quản lý hợp đồng CoreHRM bao trùm toàn bộ vòng đời, từ lúc ứng viên trúng tuyển đến khi chấm dứt hợp đồng:
- Khởi tạo từ hồ sơ trúng tuyển Khi ứng viên được tuyển, thông tin chuyển thẳng từ module tuyển dụng vào hợp đồng — chọn mẫu, hệ thống tự điền định danh, chức danh, mức lương, thời hạn.
- Duyệt & ký kết Hợp đồng đi qua workflow duyệt nội bộ (HR → trưởng phòng → BGĐ), ký số hoặc in ký tay. Hợp đồng có hiệu lực được ghi nhận ngày bắt đầu, ngày hết hạn vào hệ thống.
- Theo dõi hiệu lực & phụ lục Trong thời gian hiệu lực, mọi điều chỉnh lương, chức danh, địa điểm được lập phụ lục gắn vào hợp đồng gốc — giữ nguyên một dòng lịch sử đầy đủ.
- Cảnh báo & gia hạn theo lô Trước 30–60 ngày, hệ thống đẩy danh sách hợp đồng sắp hết hạn. HR quyết định gia hạn, ký mới hay chấm dứt — xử lý theo lô thay vì từng người một.
- Chấm dứt & chốt hồ sơ Khi chấm dứt, hệ thống liên kết quy trình báo giảm BHXH, chốt sổ, thanh toán phép năm chưa nghỉ — đảm bảo đúng nghĩa vụ với người lao động.
- Lưu trữ & sẵn sàng thanh tra Toàn bộ hợp đồng, phụ lục, quyết định lưu điện tử có phân quyền. Khi thanh tra lao động yêu cầu, xuất hồ sơ đầy đủ theo lô trong vài phút.
CoreHRM vs Quản Lý Hợp Đồng Bằng Excel
| Tiêu chí | Excel / Thủ công | CoreHRM Contract |
|---|---|---|
| Cảnh báo hết hạn | Phụ thuộc một người nhớ, dễ sót | Tự động trước 30–60 ngày, lọc theo phòng ban |
| Kiểm soát số lần ký HĐ | Đếm thủ công, dễ vi phạm luật | Đếm tự động, cảnh báo buộc chuyển loại |
| Soạn thảo hợp đồng | Copy file cũ, dễ sai thông tin | Mẫu chuẩn, tự điền từ hồ sơ nhân sự |
| Phụ lục điều chỉnh | Lưu rời, không gắn HĐ gốc | Gắn liền hợp đồng, một dòng thời gian |
| Tra cứu & xuất hồ sơ | Lục tủ hồ sơ, mất hàng giờ | Tìm trong vài giây, xuất theo lô |
| Liên thông lương & BHXH | Nhập lại thủ công, dễ lệch số | Mức lương HĐ tự là căn cứ lương & báo tăng BHXH |
| Sẵn sàng thanh tra | Hồ sơ thiếu, khó giải trình | Lịch sử đầy đủ, xuất hồ sơ tức thì |
Chức Năng Quản Lý Hợp Đồng Phù Hợp Với Ai?
| Vai trò | Lợi ích trực tiếp từ CoreHRM Contract |
|---|---|
| HR / C&B | Không còn canh hạn hợp đồng thủ công. Xử lý gia hạn, ký lại theo lô, giảm hàng chục giờ mỗi tháng và loại bỏ rủi ro sót hạn. |
| HRD / HR Manager | Kiểm soát toàn bộ tình trạng hợp đồng từ một màn hình. Báo cáo cơ cấu loại hợp đồng, sắp hết hạn, rủi ro pháp lý theo thời gian thực. |
| Trưởng bộ phận | Nắm tình trạng hợp đồng của nhân viên trong nhóm, chủ động đề xuất gia hạn hay chấm dứt đúng thời điểm. |
| CEO / BGĐ | Giảm rủi ro pháp lý lao động và chi phí phát sinh từ tranh chấp. Hồ sơ minh bạch, sẵn sàng cho mọi đợt thanh tra, kiểm toán. |
| Nhân viên (ESS) | Tự tra cứu hợp đồng, phụ lục của bản thân qua App CoreHRM — minh bạch quyền lợi, giảm thắc mắc gửi về HR. |
Hệ Sinh Thái Quản Lý Nhân Sự Toàn Diện
Quản lý hợp đồng là một phần trong hệ sinh thái phần mềm quản lý nhân sự CoreHRM. Khi triển khai đồng bộ, các module liên thông dữ liệu, loại bỏ nhập tay:
- CoreHRM HRIS — Hồ sơ nhân sự là nguồn dữ liệu tự điền vào hợp đồng
- Core Payroll — Mức lương trên hợp đồng là căn cứ tính lương & đóng BHXH
- CoreHRM BHXH — Ký hợp đồng mới tự đưa vào danh sách báo tăng kỳ đó
- CoreHRM Recruitment — Ứng viên trúng tuyển chuyển thẳng sang khởi tạo hợp đồng
FAQ — Phần Mềm Quản Lý Hợp Đồng Lao Động CoreHRM
Xem Demo Chức Năng Quản Lý Hợp Đồng CoreHRM
Đặt lịch demo miễn phí — chuyên viên tư vấn sẽ trình bày module Hợp Đồng theo đúng quy trình và cơ cấu hợp đồng thực tế của doanh nghiệp bạn.
14 năm kinh nghiệm · 200+ doanh nghiệp · Triển khai On-Premise · Sẵn sàng thanh tra
Đặt Lịch Demo Miễn Phí Nhận Tư Vấn Ngay →
