Nếu quy trình xin giấy phép lao động của doanh nghiệp anh/chị vẫn bắt đầu bằng việc nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài rồi chờ chấp thuận, thì quy trình đó đã cũ.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 07/8/2025, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Thay đổi lớn nhất không nằm ở hồ sơ, mà ở cách ghép các thủ tục lại với nhau và ở việc giấy phép chỉ còn được gia hạn một lần.
Bốn thay đổi doanh nghiệp FDI cần nắm
| Nội dung | Theo Nghị định 219/2025 |
|---|---|
| Báo cáo giải trình nhu cầu | Được lồng ghép vào thủ tục cấp giấy phép lao động. Mẫu số 03 tích hợp cả báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép, thay vì hai thủ tục nối tiếp như trước. |
| Cơ quan có thẩm quyền | Từ 07/8/2025, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép. |
| Thời hạn giải quyết | 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ để xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. |
| Gia hạn | Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất, thời hạn không quá 02 năm. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép cũng gia hạn một lần, tối đa 02 năm. |
Hệ quả thực tế của quy tắc “gia hạn một lần”: với một chuyên gia dự kiến làm việc dài hạn, doanh nghiệp không còn có thể gia hạn liên tiếp. Sau lần gia hạn duy nhất, phải chuẩn bị phương án cấp giấy phép mới. Điều này cần đưa vào kế hoạch nhân sự ngay từ khi ký hợp đồng, không để đến lúc giấy sắp hết hạn mới tính.
Biểu mẫu đã thay toàn bộ
Nghị định 219/2025 thay hệ thống biểu mẫu của Nghị định 152/2020 bằng bộ mẫu mới, trong đó Mẫu số 03 là mẫu doanh nghiệp dùng nhiều nhất vì đã gộp phần giải trình nhu cầu. Nếu bộ phận nhân sự còn lưu file mẫu tải từ trước tháng 8/2025, cần thay toàn bộ — nộp mẫu cũ là lý do bị trả hồ sơ phổ biến trong giai đoạn chuyển tiếp.
Checklist quản lý giấy phép lao động
Phần khó của công việc này không nằm ở lần nộp hồ sơ đầu tiên, mà ở việc theo dõi nhiều người với nhiều mốc hạn khác nhau. Checklist tối thiểu cho mỗi người nước ngoài đang làm việc:
- Vị trí công việc thực tế khớp với vị trí ghi trên giấy phép lao động
- Bản sao giấy phép lao động còn hiệu lực lưu trong hồ sơ nhân sự
- Ngày hết hạn giấy phép được đặt cảnh báo trước, đủ thời gian chuẩn bị hồ sơ
- Đã xác định giấy phép này còn quyền gia hạn hay đã dùng lần gia hạn duy nhất
- Hợp đồng lao động ký sau khi có giấy phép, thời hạn hợp đồng không vượt thời hạn giấy phép
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội bắt buộc cho lao động nước ngoài đã hoàn tất
- Tình trạng cư trú và thị thực còn hiệu lực
- Hồ sơ lưu đủ để xuất trình khi có kiểm tra
Hai việc đi kèm hay bị tách rời
Bảo hiểm xã hội. Lao động nước ngoài thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo điều kiện riêng, với tỷ lệ đóng và các chế độ không hoàn toàn giống lao động Việt Nam — chi tiết ở bài BHXH bắt buộc cho lao động nước ngoài 2026.
Thuế thu nhập cá nhân. Cách tính phụ thuộc vào việc cá nhân là đối tượng cư trú hay không cư trú, và đây là chỗ nhiều doanh nghiệp tính sai ngay trong năm đầu tiên — xem thuế TNCN người nước ngoài 2026.
Ba việc này dùng chung một bộ dữ liệu: ngày bắt đầu làm việc, vị trí, thời hạn giấy tờ. Khi chúng nằm ở ba file riêng do ba người giữ, sai lệch xuất hiện rất nhanh.
Cách theo dõi để không lỡ hạn
Với doanh nghiệp có vài chuyên gia, một bảng tính có cột ngày hết hạn là đủ. Với nhà máy FDI có hàng chục người nước ngoài ở nhiều vị trí, nên quản lý ngay trong hồ sơ nhân sự: mỗi người một bộ giấy tờ có ngày hết hạn, hệ thống tự cảnh báo trước.
CoreHRM quản lý hợp đồng lao động theo dõi hạn hợp đồng và các giấy tờ đính kèm theo từng nhân sự, cảnh báo trước khi đến hạn. Cùng nguyên tắc đó áp cho giấy phép lao động, thị thực và các chứng chỉ có thời hạn khác — xem thêm cách tổ chức trường dữ liệu mở rộng trong hồ sơ nhân sự.
Doanh nghiệp anh/chị đang theo dõi hạn giấy phép lao động bằng cách nào?
Đặt lịch tư vấn miễn phí →Thông tin trong bài mang tính tham khảo, cập nhật tháng 10/2026 theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019. Thủ tục cụ thể có thể khác nhau giữa các địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở và tham vấn chuyên gia pháp lý cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định nào đang áp dụng cho giấy phép lao động của người nước ngoài?
Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, có hiệu lực từ ngày 07/8/2025 và thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Toàn bộ biểu mẫu cũ theo Nghị định 152/2020 cũng được thay bằng bộ mẫu mới.
Doanh nghiệp còn phải nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng không?
Không còn tách rời như trước. Nghị định 219/2025 lồng ghép thủ tục báo cáo giải trình nhu cầu vào thủ tục nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động, trong đó Mẫu số 03 tích hợp cả báo cáo giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép.
Cơ quan nào cấp giấy phép lao động từ tháng 8/2025?
Kể từ ngày 07/8/2025, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Giấy phép lao động được gia hạn mấy lần?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép lao động chỉ được gia hạn tối đa một lần duy nhất với thời hạn không quá 02 năm. Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động cũng được gia hạn một lần, thời hạn không quá 02 năm.
Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động được giải quyết trong bao lâu?
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
