Thanh tra lao động hiếm khi hỏi những câu bất ngờ. Danh sách hồ sơ được hỏi gần như cố định qua các đợt, và phần lớn vấn đề của doanh nghiệp không phải là không có giấy tờ, mà là không gom lại được trong thời gian được yêu cầu: bảng công nằm ở máy chấm công, quyết định tăng lương nằm ở tủ hồ sơ, biên bản họp công đoàn thì không ai nhớ để đâu.
Bài này là checklist bảy nhóm hồ sơ để phòng nhân sự tự rà trước, cùng cách tổ chức để lần sau chỉ mất một buổi thay vì một tuần.
Lưu ý mốc pháp lý mới: từ 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng có hiệu lực, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Các tài liệu nội bộ dẫn chiếu Nghị định 12/2022 nên được cập nhật lại căn cứ.
Bảy nhóm hồ sơ cần có sẵn
1. Hồ sơ nội quy và quy chế nội bộ
- Nội quy lao động và hồ sơ đăng ký nội quy — xem khi nào bắt buộc đăng ký và 9 nội dung chủ yếu
- Thỏa ước lao động tập thể, nếu doanh nghiệp đã ký
- Quy chế lương thưởng, thang lương, bảng lương, định mức lao động kèm bằng chứng đã công bố công khai
- Biên bản tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, với nơi có tổ chức này
2. Hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự
- Hợp đồng lao động của toàn bộ người đang làm việc, đủ chữ ký hai bên
- Phụ lục hợp đồng cho các thay đổi về lương, vị trí công việc; riêng thời hạn hợp đồng không được sửa bằng phụ lục (khoản 2 Điều 22 Bộ luật Lao động 2019)
- Hợp đồng hoặc nội dung thử việc đúng thời gian cho phép theo tính chất công việc — xem quy định thử việc 2026
- Hồ sơ người lao động chưa thành niên, lao động nữ mang thai, lao động khuyết tật nếu có
3. Thời giờ làm việc và làm thêm giờ
- Bảng chấm công từng tháng, có xác nhận của bộ phận
- Bằng chứng người lao động đồng ý làm thêm giờ về thời gian, địa điểm, công việc làm thêm (Điều 59 Nghị định 145/2020; không bắt buộc văn bản riêng, nhưng nên lưu để xuất trình)
- Theo dõi số giờ làm thêm lũy kế theo tháng và theo năm, không vượt giới hạn
- Lịch ca và bảng phân ca với bộ phận làm theo ca
- Bảng tính lương làm thêm giờ đúng hệ số — xem cách tính lương tăng ca 2026
4. Tiền lương
- Bảng lương và chứng từ chi trả của các kỳ gần nhất
- Bảng kê trả lương gửi cho từng người, ghi rõ tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm, nội dung và số tiền khấu trừ, theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019
- Bằng chứng mức lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng nơi đặt cơ sở
- Hồ sơ các khoản khấu trừ lương để bồi thường thiệt hại, mỗi tháng không quá 30% tiền lương thực trả sau khi trích nộp bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân, theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019
5. Bảo hiểm xã hội
- Danh sách tham gia bảo hiểm đối chiếu với danh sách lao động thực tế
- Chứng từ nộp tiền bảo hiểm các kỳ
- Hồ sơ báo tăng, báo giảm trong kỳ
- Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động
6. An toàn, vệ sinh lao động và sức khỏe
- Hồ sơ huấn luyện an toàn, vệ sinh lao động theo nhóm đối tượng
- Hồ sơ khám sức khỏe định kỳ — cách quản lý xem quản lý khám sức khỏe định kỳ
- Hồ sơ cấp phát trang bị bảo hộ cá nhân
- Hồ sơ sự cố, tai nạn lao động nếu có
7. Lao động nước ngoài
- Giấy phép lao động còn hiệu lực, hoặc giấy tờ chứng minh người lao động thuộc diện miễn giấy phép theo quy định hiện hành
- Vị trí thực tế khớp với vị trí ghi trên giấy phép
- Hồ sơ theo thủ tục hiện hành — xem giấy phép lao động theo Nghị định 219/2025
Ba chỗ hay lệch nhất khi đối chiếu
| Đối chiếu | Lệch ở đâu | Cách rà trước |
|---|---|---|
| Danh sách lao động ↔ danh sách đóng bảo hiểm | Người mới vào chưa báo tăng; người đã nghỉ chưa báo giảm | Mỗi tháng xuất hai danh sách và so số lượng, không chỉ so tổng tiền |
| Bảng công ↔ bảng lương | Giờ làm thêm trên máy chấm công nhiều hơn số giờ đã trả lương | Đối chiếu tổng giờ làm thêm của từng bộ phận trước khi chốt lương |
| Hợp đồng ↔ bảng lương | Mức lương thực trả khác mức ghi trong hợp đồng mà không có phụ lục | Mọi thay đổi lương phải sinh phụ lục hợp đồng cùng kỳ |
Tổ chức hồ sơ để lần sau nhanh hơn
- Một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhóm. Bảy nhóm ở trên thường thuộc ba bộ phận khác nhau; ghi rõ ai giữ nhóm nào.
- Lưu theo kỳ, không lưu theo vụ việc. Bảng công, bảng lương, chứng từ bảo hiểm lưu theo từng tháng để rà chéo được ngay.
- Số hóa phần hay phải tìm. Hợp đồng, phụ lục, quyết định nhân sự và các giấy tờ có ngày hết hạn nên nằm trong hồ sơ nhân sự điện tử, tìm theo tên người.
- Tự rà mỗi quý một lần bằng chính checklist này, thay vì rà khi có thông báo thanh tra.
Khi hồ sơ nhân sự, chấm công và tiền lương nằm trên cùng một hệ thống, việc xuất trình chỉ là in báo cáo. Bộ báo cáo nghiệp vụ của CoreHRM cho phép xem và lọc theo kỳ, theo bộ phận, còn phân hệ quản lý hợp đồng lao động giữ hợp đồng, phụ lục và giấy tờ đính kèm theo từng người kèm cảnh báo hết hạn. Hệ thống triển khai on-premise nên hồ sơ nhân sự và dữ liệu lương nằm trên máy chủ do doanh nghiệp kiểm soát.
Nhà máy của anh/chị mất bao lâu để tập hợp đủ bảy nhóm hồ sơ này?
Đặt lịch tư vấn miễn phí →Thông tin trong bài mang tính tham khảo, cập nhật tháng 10/2026 theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Phạm vi kiểm tra của từng đoàn thanh tra có thể khác nhau; doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Thanh tra lao động thường kiểm tra những hồ sơ nào?
Thường xoay quanh bảy nhóm: nội quy lao động và quy chế nội bộ kèm bằng chứng công bố; hợp đồng lao động và hồ sơ nhân sự; hồ sơ thời giờ làm việc và làm thêm giờ; hồ sơ tiền lương gồm bảng lương và bảng kê trả lương; hồ sơ bảo hiểm xã hội; hồ sơ an toàn vệ sinh lao động và khám sức khỏe định kỳ; và hồ sơ lao động nước ngoài.
Nghị định nào đang quy định xử phạt vi phạm hành chính về lao động và bảo hiểm xã hội?
Nghị định 283/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Các tài liệu nội bộ của doanh nghiệp còn dẫn chiếu Nghị định 12/2022 nên được cập nhật lại căn cứ pháp lý.
Doanh nghiệp có bắt buộc gửi bảng kê trả lương cho người lao động không?
Có. Theo khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động 2019, mỗi lần trả lương, người sử dụng lao động phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó ghi rõ tiền lương, tiền lương làm thêm giờ, tiền lương làm việc vào ban đêm, nội dung và số tiền bị khấu trừ nếu có.
Ba chỗ nào hay bị lệch khi đối chiếu hồ sơ?
Thứ nhất là danh sách lao động thực tế so với danh sách đóng bảo hiểm, do báo tăng hoặc báo giảm chậm. Thứ hai là bảng chấm công so với bảng lương, khi số giờ làm thêm ghi nhận trên máy chấm công nhiều hơn số giờ đã trả lương. Thứ ba là hợp đồng lao động so với bảng lương, khi mức lương thực trả thay đổi mà không có phụ lục hợp đồng.
Nên rà soát hồ sơ lao động bao lâu một lần?
Nên tự rà mỗi quý một lần bằng chính checklist bảy nhóm, thay vì đợi đến khi có thông báo thanh tra. Việc rà định kỳ giúp phát hiện sớm các chỗ lệch giữa hồ sơ nhân sự, bảng công, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm, khi còn đủ thời gian để bổ sung đúng kỳ.
