Hai câu hỏi làm phòng nhân sự mất nhiều thời gian nhất mỗi tháng đều có chung một gốc: “tháng này sao lương em ít hơn tháng trước?” và “vì sao bạn kia được thưởng mà em không?”. Khi doanh nghiệp không có quy chế lương thưởng viết ra giấy, mỗi lần giải thích là một lần thương lượng lại từ đầu.
Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ trả lời trước những câu đó: lương gồm khoản nào, tính ra sao, thưởng theo tiêu chí gì, ai quyết định. Bài này trình bày khung nội dung, trình tự ban hành đúng luật, và điểm quan trọng nhất về thuế và bảo hiểm mà nhiều doanh nghiệp bỏ sót.
Cơ sở pháp lý: hai điều luật cần nhớ
| Căn cứ | Yêu cầu |
|---|---|
| Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 — thang lương, bảng lương, định mức lao động | Doanh nghiệp phải xây dựng để làm cơ sở tuyển dụng, thỏa thuận mức lương và trả lương. Phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động ở nơi có tổ chức này, và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Không phải nộp cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động — khác với nội quy lao động, loại văn bản doanh nghiệp từ 10 lao động trở lên phải đăng ký tại Sở Nội vụ. |
| Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 — thưởng | Thưởng là tiền, tài sản hoặc hình thức khác, căn cứ kết quả sản xuất kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ở nơi có tổ chức này. |
Hai điều này cho doanh nghiệp quyền chủ động rất lớn về mức và cách chia, nhưng ràng buộc chặt ở thủ tục: phải viết ra, phải tham khảo ý kiến, phải công bố trước khi áp dụng. Quy chế ban hành xong để trong tủ giám đốc thì khi có tranh chấp gần như không dùng được.
Khung nội dung: 8 phần nên có
- Phạm vi và đối tượng áp dụng — áp cho toàn công ty hay tách riêng khối sản xuất, khối văn phòng, người thử việc, người làm bán thời gian.
- Cấu trúc thu nhập — liệt kê rõ: lương theo công việc hoặc chức danh, các khoản phụ cấp, các khoản bổ sung, thưởng. Mỗi khoản ghi rõ căn cứ chi.
- Hình thức trả lương — theo thời gian, theo sản phẩm, khoán; cách quy đổi ra ngày công và giờ công.
- Kỳ trả lương và ngày trả — chốt một ngày cố định, ghi cả cách xử lý khi ngày trả rơi vào ngày nghỉ.
- Nâng lương — điều kiện, chu kỳ xét, ai đề xuất, ai duyệt.
- Làm thêm giờ và làm việc ban đêm — dẫn chiếu hệ số theo quy định tính lương tăng ca, kèm quy trình đăng ký và duyệt trước khi làm.
- Thưởng — loại thưởng, tiêu chí, cách tính, thời điểm chi, và cách xử lý với người nghỉ việc giữa kỳ. Phần này thường thiếu, và thiếu đúng chỗ dễ tranh chấp nhất.
- Điều khoản thi hành — ngày hiệu lực, ai chịu trách nhiệm giải thích, cách sửa đổi quy chế.
Một dòng nên có trong mục thưởng: quy định rõ người nghỉ việc trước ngày chi thưởng có được nhận hay không, và tính theo tỷ lệ thời gian làm việc hay không. Đây là nội dung bị bỏ trống nhiều nhất, và cũng là nguồn khiếu nại nhiều nhất vào dịp cuối năm.
Điểm quyết định về bảo hiểm: cách ghi, không phải tên gọi
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và được trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Những khoản phụ thuộc vào năng suất, quá trình làm việc hay chất lượng công việc thì không tính.
Nghĩa là cùng một khoản hỗ trợ, cách ghi trong quy chế và hợp đồng quyết định nó có bị tính đóng bảo hiểm hay không:
| Khoản | Ghi kiểu này → tính đóng | Ghi kiểu này → thường không tính |
|---|---|---|
| Hỗ trợ xăng xe | “Phụ cấp xăng xe 500.000 đồng/tháng” ghi cố định trong hợp đồng | Chi theo thực tế phát sinh, có quy chế và chứng từ |
| Tiền ăn ca | Ghi một mức cố định trả đều mỗi tháng | Tổ chức bữa ăn hoặc chi theo ngày công thực tế có mặt |
| Thưởng | — | Thưởng theo kết quả kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc, không cố định |
Đây là chỗ doanh nghiệp hay bị truy thu sau thanh tra: quy chế ghi một đằng, hợp đồng ghi một nẻo, còn bảng lương chi một kiểu khác. Ba tài liệu này phải khớp nhau.
Trình tự ban hành: 6 bước
- Rà soát hiện trạng — liệt kê mọi khoản đang chi thực tế, kể cả khoản chi theo thông lệ chưa có văn bản.
- Dự thảo quy chế theo khung 8 phần ở trên, kèm thang lương, bảng lương và định mức lao động.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu doanh nghiệp có tổ chức này. Lưu lại biên bản.
- Ban hành bằng quyết định của người có thẩm quyền, ghi rõ ngày hiệu lực.
- Công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện — dán bảng tin, gửi email nội bộ, đăng cổng thông tin nhân viên. Giữ bằng chứng đã công bố.
- Đồng bộ vào hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng và công thức trên bảng lương.
5 lỗi hay gặp
- Quy chế viết chung chung. “Thưởng theo kết quả kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc” mà không nói ai đánh giá, theo tiêu chí nào thì khi chia thưởng vẫn phải giải thích lại từ đầu.
- Không có bằng chứng công bố. Quy chế có hiệu lực từ ngày ký nhưng không ai chứng minh được người lao động đã được biết trước khi áp dụng.
- Không cập nhật khi luật đổi. Mức lương tối thiểu vùng, mức trần đóng bảo hiểm và mức giảm trừ gia cảnh đều đã thay đổi trong năm 2026.
- Quy chế và bảng lương lệch nhau. Công thức trên file lương thực tế không khớp với công thức đã ghi trong quy chế.
- Bỏ trống trường hợp đặc biệt. Người vào giữa tháng, người nghỉ không lương dài ngày, người chuyển bộ phận giữa kỳ đánh giá.
Từ quy chế đến bảng lương
Một quy chế tốt chỉ có giá trị khi công thức trong đó chạy được trên bảng lương hằng tháng. Trình tự và mốc thời gian của từng bước nằm ở bài quy trình tính lương 9 bước; nếu đang làm bằng bảng tính, đối chiếu thêm cấu trúc cột và công thức của mẫu bảng lương Excel.
Với doanh nghiệp có nhiều nhóm lương và nhiều loại thưởng, CoreHRM tính thưởng và phúc lợi cho phép khai báo từng tiêu chí thưởng thành công thức riêng, nên khi quy chế đổi thì chỉ sửa tham số, không phải dựng lại bảng tính.
Quy chế lương thưởng của doanh nghiệp anh/chị cập nhật lần gần nhất là khi nào?
Đặt lịch tư vấn miễn phí →Thông tin trong bài mang tính tham khảo, cập nhật tháng 10/2026 theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có quy chế lương thưởng không?
Bộ luật Lao động 2019 bắt buộc doanh nghiệp xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động theo Điều 93. Với tiền thưởng, Điều 104 quy định quy chế thưởng do doanh nghiệp quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ở nơi có tổ chức này. Gộp các nội dung đó thành một quy chế lương thưởng là cách làm phổ biến và thuận tiện khi có thanh tra hoặc tranh chấp.
Quy chế thưởng có phải tham khảo ý kiến công đoàn không?
Có, ở nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Nên lưu biên bản tham khảo ý kiến cùng hồ sơ ban hành quy chế.
Thang lương, bảng lương có phải nộp cho cơ quan nhà nước không?
Không. Doanh nghiệp tự xây dựng, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, và công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Bộ luật Lao động 2019 không yêu cầu gửi thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động.
Khoản phụ cấp nào phải tính đóng bảo hiểm xã hội?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên và ổn định trong mỗi kỳ trả lương. Các khoản phụ thuộc năng suất lao động, quá trình làm việc hoặc chất lượng công việc thì không tính. Vì vậy cách ghi khoản đó trong hợp đồng và quy chế quan trọng hơn tên gọi của khoản.
Ban hành quy chế lương thưởng gồm những bước nào?
Sáu bước: rà soát các khoản đang chi thực tế; dự thảo quy chế kèm thang lương, bảng lương, định mức lao động; tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có và lưu biên bản; ban hành bằng quyết định ghi rõ ngày hiệu lực; công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng và giữ bằng chứng đã công bố; cuối cùng đồng bộ nội dung vào hợp đồng lao động và công thức trên bảng lương.
