Vì sao mẫu cũ không dùng được nữa. Hầu hết mẫu phương án sử dụng lao động đang lưu hành trên mạng được soạn theo Bộ luật Lao động 2012 và Thông tư 07/2018/TT-BLĐTBXH. Trong bảng phân loại của những mẫu đó vẫn còn dòng “hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng” — loại hợp đồng này đã bị bãi bỏ từ khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực ngày 01/01/2021. Điền vào mẫu đó là kê khai một loại hợp đồng không còn tồn tại trong luật.
Phương án sử dụng lao động là văn bản doanh nghiệp buộc phải lập khi việc sắp xếp lại tổ chức làm ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động. Đây không phải thủ tục hình thức: thiếu phương án, hoặc phương án thiếu nội dung bắt buộc, thì việc cho thôi việc sau đó có thể bị coi là chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.
Bài viết này cập nhật mẫu theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019 và các thay đổi hành chính có hiệu lực trong năm 2025–2026.
Khi nào bắt buộc phải lập phương án sử dụng lao động
Bộ luật Lao động 2019 quy định hai nhóm tình huống, tại Điều 42 và Điều 43:
| Căn cứ | Trường hợp | Ví dụ ở nhà máy |
|---|---|---|
| Điều 42 — thay đổi cơ cấu, công nghệ | Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị gắn với ngành nghề; thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm | Gộp hai phân xưởng; đưa dây chuyền tự động vào thay công đoạn thủ công |
| Điều 42 — vì lý do kinh tế | Khủng hoảng hoặc suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc thực hiện cam kết quốc tế | Mất đơn hàng xuất khẩu kéo dài, phải thu hẹp quy mô |
| Điều 43 — tổ chức lại doanh nghiệp | Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản | Công ty mẹ sáp nhập hai pháp nhân sản xuất tại Việt Nam |
Điểm hay bị bỏ sót ở Điều 43. Nghĩa vụ không dừng lại ở doanh nghiệp cũ. Người sử dụng lao động kế tiếp có trách nhiệm tiếp tục thực hiện phương án đã được thông qua. Khi đàm phán mua bán hay sáp nhập, phương án sử dụng lao động là tài liệu bên mua cần đọc kỹ chứ không phải giấy tờ nội bộ của bên bán.
Năm nội dung bắt buộc theo khoản 1 Điều 44
Luật không ban hành biểu mẫu cố định, nhưng quy định rõ phương án phải có những nội dung sau. Thiếu một mục là phương án không hợp lệ:
| Điểm | Nội dung bắt buộc |
|---|---|
| a | Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian |
| b | Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu |
| c | Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động |
| d | Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án |
| đ | Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án |
Điểm đ là chỗ phương án hay bị bác. Nhiều bản chỉ ghi “doanh nghiệp tự cân đối”. Điểm đ đòi hỏi nêu được nguồn tài chính cụ thể để chi trả trợ cấp mất việc làm, tiền lương những ngày chưa nghỉ phép và các khoản còn nợ người lao động. Con số ở mục này phải khớp với danh sách ở điểm c.
Mẫu phương án sử dụng lao động 2026
Dưới đây là bản đã bỏ các loại hợp đồng không còn tồn tại và bổ sung phần nguồn tài chính theo điểm đ. Doanh nghiệp sao chép và điền trực tiếp.
TÊN DOANH NGHIỆP
Số: …../PA-….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…….., ngày …. tháng …. năm 20….
PHƯƠNG ÁN SỬ DỤNG LAO ĐỘNG
Căn cứ Điều 42, Điều 43 và Điều 44 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14
I. Thông tin chung
- Tên doanh nghiệp:
- Mã số doanh nghiệp: — Ngày cấp:
- Địa chỉ trụ sở chính:
- Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động:
- Người đại diện theo pháp luật: — Chức vụ:
- Lý do lập phương án (chọn đúng một căn cứ): thay đổi cơ cấu, tổ chức lại lao động / thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị / thay đổi sản phẩm, cơ cấu sản phẩm / khủng hoảng, suy thoái kinh tế / thực hiện chính sách của Nhà nước khi cơ cấu lại nền kinh tế hoặc cam kết quốc tế / chia, tách, hợp nhất, sáp nhập / bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp / chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
- Mô tả cụ thể sự việc và tác động tới việc làm:
II. Hiện trạng lao động trước khi sắp xếp
| TT | Chỉ tiêu | Tổng số | Trong đó nữ |
|---|---|---|---|
| 1 | Tổng số lao động | ||
| 2 | Hợp đồng lao động không xác định thời hạn | ||
| 3 | Hợp đồng lao động xác định thời hạn (không quá 36 tháng) | ||
| 4 | Đang tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động | ||
| 5 | Đang nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp) | ||
| 6 | Đang nghỉ không hưởng lương | ||
| 7 | Đang ngừng việc | ||
| 8 | Lao động không thuộc diện giao kết hợp đồng lao động |
Chỉ còn hai loại hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019. Không kê khai “hợp đồng mùa vụ” — loại này đã bị bãi bỏ.
III. Phương án sử dụng lao động
| TT | Nhóm | Số người | Danh sách kèm theo |
|---|---|---|---|
| 1 | Tiếp tục sử dụng (giữ nguyên vị trí) | Phụ lục 1 | |
| 2 | Đào tạo lại để tiếp tục sử dụng | Phụ lục 2 | |
| 3 | Chuyển sang làm việc không trọn thời gian | Phụ lục 3 | |
| 4 | Nghỉ hưu | Phụ lục 4 | |
| 5 | Chấm dứt hợp đồng lao động | Phụ lục 5 | |
| Tổng cộng | bằng mục 1 của phần II |
Mỗi phụ lục ghi rõ: họ tên, năm sinh, giới tính, vị trí công việc, ngày vào làm, loại hợp đồng, thời gian làm việc để tính trợ cấp.
IV. Quyền và nghĩa vụ của các bên
- Doanh nghiệp: chi trả trợ cấp mất việc làm theo Điều 47; thanh toán tiền lương, tiền phép năm chưa nghỉ và các khoản còn nợ; hoàn thành thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội và trả lại sổ bảo hiểm xã hội, giấy tờ đã giữ; cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc nếu người lao động yêu cầu.
- Người lao động: bàn giao công việc, tài sản, công cụ dụng cụ được cấp phát trước ngày chấm dứt hợp đồng.
- Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: tham gia ý kiến khi xây dựng phương án và giám sát việc thực hiện.
V. Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện
| Khoản chi | Số người | Số tiền dự kiến | Nguồn |
|---|---|---|---|
| Trợ cấp mất việc làm (Điều 47) | |||
| Tiền lương đến ngày chấm dứt hợp đồng | |||
| Tiền những ngày phép năm chưa nghỉ | |||
| Chi phí đào tạo lại | |||
| Khoản hỗ trợ thêm ngoài luật (nếu có) | |||
| Tổng cộng |
VI. Tổ chức thực hiện
- Ngày trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: (biên bản kèm theo)
- Ngày phương án được thông qua:
- Ngày thông báo công khai cho người lao động: (chậm nhất 15 ngày kể từ ngày thông qua)
- Ngày gửi thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: (trước ngày cho thôi việc ít nhất 30 ngày)
- Ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng lao động:
NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
Hai mốc thời gian nhiều doanh nghiệp làm sai
Đây là phần gây tranh chấp nhiều nhất, vì hai mốc nằm ở hai điều luật khác nhau và dễ bị gộp làm một:
| Mốc | Căn cứ | Yêu cầu |
|---|---|---|
| 15 ngày | Khoản 2 Điều 44 | Phương án phải được thông báo công khai cho người lao động trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua |
| 30 ngày | Khoản 6 Điều 42 | Chỉ được cho thôi việc sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động |
Trao đổi ý kiến không phải là xin chấp thuận. Luật yêu cầu doanh nghiệp trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở — nghĩa là phải thực hiện và lập biên bản, nhưng không có nghĩa tổ chức đó có quyền phủ quyết. Ngược lại, bỏ hẳn bước này thì thủ tục không hợp lệ. Biên bản trao đổi là bằng chứng quan trọng nhất khi có tranh chấp.
Những gì đã thay đổi so với mẫu trước năm 2021
Nếu doanh nghiệp đang dùng lại bản lưu từ những năm trước, đây là các mục cần sửa:
| Nội dung | Mẫu cũ | Đúng cho 2026 |
|---|---|---|
| Căn cứ pháp lý | Bộ luật Lao động 2012 | Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14), hiệu lực 01/01/2021, và Nghị định 145/2020/NĐ-CP |
| Loại hợp đồng trong bảng kê | Ba loại, có “mùa vụ hoặc công việc nhất định dưới 12 tháng” | Hai loại theo khoản 1 Điều 20: không xác định thời hạn và xác định thời hạn |
| Hợp đồng xác định thời hạn | “Từ đủ 12 tháng đến 36 tháng” | Không quá 36 tháng — bỏ giới hạn dưới 12 tháng |
| Cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh | Sở Lao động – Thương binh và Xã hội | Sở Nội vụ — Bộ và Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã kết thúc hoạt động, hợp nhất vào ngành Nội vụ từ 01/3/2025 |
| Địa chỉ nộp thông báo | Theo 63 tỉnh, thành phố cũ | Theo đơn vị hành chính mới: cả nước còn 34 tỉnh, thành phố, và cấp huyện đã chấm dứt hoạt động từ 01/7/2025 (chính quyền địa phương hai cấp) |
| Chế độ bảo hiểm xã hội của người nghỉ việc | Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 | Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), hiệu lực 01/7/2025 |
Về Thông tư 07/2018/TT-BLĐTBXH. Văn bản này vẫn còn hiệu lực nhưng phạm vi chỉ áp dụng cho cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp FDI không thuộc diện điều chỉnh của thông tư này — căn cứ để lập phương án là Điều 42, 43, 44 Bộ luật Lao động 2019. Nhiều mẫu trôi nổi trên mạng lấy biểu mẫu của thông tư này rồi dùng cho mọi loại hình doanh nghiệp, đó là lý do bảng kê có những dòng không phù hợp.
Trợ cấp mất việc làm — khoản tiền đi kèm phương án
Người lao động thuộc danh sách chấm dứt hợp đồng theo phương án được hưởng trợ cấp mất việc làm theo Điều 47, không phải trợ cấp thôi việc. Hai khoản này khác nhau và hay bị tính nhầm:
| Tiêu chí | Trợ cấp thôi việc (Điều 46) | Trợ cấp mất việc làm (Điều 47) |
|---|---|---|
| Áp dụng khi | Chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp thông thường | Mất việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, lý do kinh tế hoặc tổ chức lại doanh nghiệp |
| Điều kiện | Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên | Làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên |
| Mức hưởng | Mỗi năm làm việc trả nửa tháng tiền lương | Mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương, ít nhất bằng 02 tháng tiền lương |
| Tiền lương để tính | Tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi chấm dứt | |
| Thời gian để tính | Tổng thời gian đã làm việc thực tế trừ đi thời gian đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và thời gian đã được chi trả trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm | |
Vì sao con số thường nhỏ hơn nhiều so với hình dung. Bảo hiểm thất nghiệp áp dụng từ năm 2009. Với người vào làm sau mốc đó và được đóng bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ, thời gian để tính trợ cấp gần như bằng không — nhưng doanh nghiệp vẫn phải trả tối thiểu 02 tháng tiền lương vì đây là mức sàn của Điều 47. Đây là điểm khác biệt lớn nhất so với trợ cấp thôi việc, vốn không có mức sàn.
Ba sai lầm hay gặp khi lập phương án
- Lập phương án sau khi đã quyết định cho nghỉ. Trình tự đúng là xây dựng phương án trước, trao đổi ý kiến, thông qua, công khai, rồi mới thông báo chấm dứt hợp đồng. Làm ngược lại thì phương án chỉ là hồ sơ hợp thức hóa và rất dễ bị bác khi có khiếu nại.
- Ghi số liệu tổng mà không có danh sách kèm theo. Điều 44 yêu cầu “số lượng và danh sách” ở cả ba điểm a, b, c. Bảng tổng hợp không kèm phụ lục danh sách từng người là thiếu nội dung bắt buộc.
- Bỏ qua nhóm đang tạm hoãn hợp đồng hoặc đang nghỉ chế độ. Người đang nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày, đang tạm hoãn hợp đồng vẫn là người lao động của doanh nghiệp và phải có mặt trong bảng hiện trạng. Bỏ sót nhóm này là lỗi phổ biến nhất ở nhà máy đông người, vì họ không có mặt trên bảng chấm công tại thời điểm rà soát.
Dữ liệu quyết định chất lượng phương án. Phần khó nhất không phải soạn văn bản mà là dựng được năm danh sách chính xác tại một thời điểm: ai đang ở loại hợp đồng nào, ai đủ điều kiện nghỉ hưu, ai đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp bao lâu, lương bình quân 06 tháng liền kề của từng người là bao nhiêu. Với nhà máy vài nghìn lao động, làm thủ công trên bảng tính thì vừa lâu vừa dễ lệch giữa các bản.
CoreHRM quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quá trình bảo hiểm và lịch sử lương trên một hệ thống — xuất được danh sách theo loại hợp đồng, theo thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp và lương bình quân 06 tháng để lập phương án.
Đặt lịch tư vấn miễn phíCâu hỏi thường gặp
Có mẫu phương án sử dụng lao động do Nhà nước ban hành bắt buộc không?
Không. Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định nội dung bắt buộc tại khoản 1 Điều 44 chứ không ban hành biểu mẫu cố định cho doanh nghiệp nói chung. Doanh nghiệp được tự thiết kế bố cục, miễn là có đủ năm nội dung a–đ. Biểu mẫu duy nhất có tính bắt buộc nằm ở Thông tư 07/2018/TT-BLĐTBXH và chỉ áp dụng cho cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước.
Cho nghỉ bao nhiêu người thì phải lập phương án?
Luật dùng cụm “ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động” mà không ấn định con số. Trên thực tế, khi việc sắp xếp làm chấm dứt hợp đồng của từ hai người trở lên vì cùng một lý do thuộc Điều 42 hoặc Điều 43 thì nên lập phương án. Cho một người nghỉ vì lý do cá nhân thì không thuộc phạm vi này.
Phương án gửi cho cơ quan nào sau khi sáp nhập tỉnh?
Khoản 6 Điều 42 yêu cầu thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Từ 01/3/2025, chức năng quản lý nhà nước về lao động ở địa phương thuộc Sở Nội vụ sau khi Sở Lao động – Thương binh và Xã hội kết thúc hoạt động. Cần gửi tới đơn vị hành chính cấp tỉnh hiện hành nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, theo danh sách 34 tỉnh, thành phố áp dụng từ giữa năm 2025.
Người đang nghỉ thai sản có được đưa vào danh sách chấm dứt hợp đồng không?
Không. Khoản 3 Điều 37 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng với người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Nhóm này vẫn phải được kê khai trong phần hiện trạng lao động và xếp vào nhóm tiếp tục sử dụng.
Không lập phương án mà vẫn cho thôi việc thì hậu quả gì?
Việc chấm dứt hợp đồng có thể bị xác định là trái pháp luật. Khi đó doanh nghiệp phải nhận người lao động trở lại làm việc, trả tiền lương và các khoản bảo hiểm cho những ngày không được làm việc, cộng thêm khoản bồi thường theo Điều 41, chưa kể xử phạt vi phạm hành chính. Chi phí khắc phục thường lớn hơn nhiều so với chi phí làm đúng thủ tục ngay từ đầu.
Nội dung mang tính tham khảo, cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm đăng bài. Doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể trước khi ban hành phương án.
