Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn tính lương bằng Excel, và điều đó hoàn toàn ổn nếu file được dựng đúng. Vấn đề là nhiều file mẫu đang lưu hành được làm từ trước năm 2026, nên vẫn dùng biểu thuế 7 bậc, mức giảm trừ gia cảnh 11 triệu và mức trần bảo hiểm cũ.
Bài này đi qua cấu trúc từng nhóm cột của một bảng lương đầy đủ, công thức Excel cho từng cột theo quy định áp dụng năm 2026, và một ví dụ tính trọn một dòng lương để anh/chị đối chiếu file đang dùng. Mẫu bảng lương có thể nhận qua form ở giữa bài.
Cấu trúc một bảng lương Excel đầy đủ
Một bảng lương dùng được lâu dài nên chia thành 7 nhóm cột. Thứ tự nhóm đi theo đúng thứ tự tính: từ thông tin gốc, sang thu nhập, sang các khoản trích, rồi mới đến số thực nhận.
| Nhóm | Các cột | Lưu ý |
|---|---|---|
| 1. Thông tin nhân viên | Mã nhân viên, họ tên, bộ phận, chức danh, số tài khoản | Mã nhân viên là khoá để ghép dữ liệu từ file chấm công, không dùng họ tên để ghép |
| 2. Lương và phụ cấp | Lương theo hợp đồng, phụ cấp tính đóng bảo hiểm, phụ cấp không tính đóng bảo hiểm | Tách phụ cấp thành hai cột ngay từ đầu. Gộp chung là nguồn sai phổ biến nhất khi tính bảo hiểm |
| 3. Ngày công | Công chuẩn của tháng, công thực tế, giờ làm thêm theo từng loại ngày | Công chuẩn nên lấy theo lịch làm việc thực của từng tháng |
| 4. Thu nhập | Lương theo thời gian, tiền làm thêm giờ, thưởng, tổng thu nhập | Làm thêm giờ tính ít nhất 150% ngày thường, 200% ngày nghỉ hằng tuần, 300% ngày lễ, tết (Điều 98 Bộ luật Lao động 2019) |
| 5. Bảo hiểm bắt buộc | Lương đóng bảo hiểm, BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% | Có sàn và trần — xem mục công thức bên dưới |
| 6. Thuế TNCN | Số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh, thu nhập tính thuế, thuế phải khấu trừ | Giảm trừ 2026: 15,5 triệu cho bản thân, 6,2 triệu cho mỗi người phụ thuộc |
| 7. Khấu trừ và thực lĩnh | Tạm ứng, khấu trừ khác, thực lĩnh | Khấu trừ để bồi thường thiệt hại không quá 30% tiền lương thực trả (Điều 102 Bộ luật Lao động 2019) |
Phụ cấp nào tính đóng bảo hiểm?
Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể và trả thường xuyên cùng lương. Các khoản phụ thuộc năng suất, kết quả công việc như thưởng thì không tính.
Điểm quyết định nằm ở cách ghi trong hợp đồng, không nằm ở tên gọi. Cùng là hỗ trợ xăng xe: ghi một mức cố định mỗi tháng trong hợp đồng thì thường phải tính đóng; chi theo thực tế phát sinh kèm quy chế thì thường không tính.
Công thức Excel cho từng cột (áp dụng năm 2026)
Ví dụ dưới đây giả định các cột được đặt như sau: D lương theo hợp đồng · E phụ cấp tính bảo hiểm · F phụ cấp không tính bảo hiểm · G công chuẩn · H công thực tế · J tiền làm thêm giờ · K thưởng · Q số người phụ thuộc · T tạm ứng.
| Cột | Công thức (dòng 5) | Giải thích |
|---|---|---|
| I · Lương thời gian | =ROUND(D5/G5*H5,0) | Lương hợp đồng theo số công thực tế |
| L · Tổng thu nhập | =I5+E5+F5+J5+K5 | Cộng mọi khoản thu nhập trong kỳ |
| M · Lương đóng BHXH, BHYT | =MIN(MAX(D5+E5,5310000),50600000) | Sàn: lương tối thiểu vùng (ví dụ vùng I). Trần: 50.600.000 đồng từ 01/07/2026 |
| N · BHXH 8% | =ROUND(M5*8%,0) | Phần người lao động đóng |
| O · BHYT 1,5% | =ROUND(M5*1.5%,0) | Phần người lao động đóng |
| P · BHTN 1% | =ROUND(MIN(MAX(D5+E5,5310000),106200000)*1%,0) | BHTN có trần riêng: 20 lần lương tối thiểu vùng (vùng I là 106.200.000 đồng) |
| R · Thu nhập tính thuế | =MAX(0,L5-N5-O5-P5-15500000-Q5*6200000) | Trừ bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh. Nếu có khoản thu nhập được miễn thuế thì trừ ra khỏi L trước |
| S · Thuế TNCN | =IF(R5<=10000000,R5*5%,IF(R5<=30000000,R5*10%-500000,IF(R5<=60000000,R5*20%-3500000,IF(R5<=100000000,R5*30%-9500000,R5*35%-14500000)))) | Biểu lũy tiến 5 bậc, viết theo công thức tính nhanh |
| U · Thực lĩnh | =L5-N5-O5-P5-S5-T5 | Số tiền chuyển khoản cho người lao động |
Lưu ý kỹ thuật: nếu Excel của anh/chị dùng thiết lập vùng Việt Nam thì dấu phân cách đối số là dấu chấm phẩy. Khi đó thay mọi dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy, và viết 1,5% thay cho 1.5%. Nên đặt các con số 5.310.000, 50.600.000, 15.500.000, 6.200.000 vào một trang tham số riêng rồi tham chiếu tới đó, để khi luật thay đổi chỉ phải sửa một chỗ.
Biểu thuế TNCN 5 bậc từ 01/01/2026
| Bậc | Thu nhập tính thuế/tháng | Thuế suất | Công thức tính nhanh |
|---|---|---|---|
| 1 | Đến 10 triệu | 5% | 5% × TNTT |
| 2 | Trên 10 đến 30 triệu | 10% | 10% × TNTT − 0,5 triệu |
| 3 | Trên 30 đến 60 triệu | 20% | 20% × TNTT − 3,5 triệu |
| 4 | Trên 60 đến 100 triệu | 30% | 30% × TNTT − 9,5 triệu |
| 5 | Trên 100 triệu | 35% | 35% × TNTT − 14,5 triệu |
Ví dụ tính trọn một dòng lương
Nhân viên làm việc tại vùng I, lương 40.000.000 đồng/tháng, đủ công, không có phụ cấp, có 1 người phụ thuộc:
- Bảo hiểm bắt buộc 10,5%: 40.000.000 × 10,5% = 4.200.000 đồng (dưới mức trần nên tính trên toàn bộ lương)
- Thu nhập tính thuế: 40.000.000 − 4.200.000 − 15.500.000 − 6.200.000 = 14.100.000 đồng
- Thuế TNCN (bậc 2): 14.100.000 × 10% − 500.000 = 910.000 đồng
- Thực lĩnh: 40.000.000 − 4.200.000 − 910.000 = 34.890.000 đồng
Nếu file hiện tại của anh/chị ra một con số khác cho cùng dữ liệu này, nhiều khả năng file vẫn đang dùng biểu thuế hoặc mức giảm trừ trước năm 2026. Cách áp giảm trừ cho từng trường hợp xem ở bài giảm trừ gia cảnh 2026.
Nhận mẫu bảng lương Excel
Điền thông tin vào form dưới đây để nhận file mẫu bảng lương qua email. Trước khi dùng cho kỳ lương thật, anh/chị nên đối chiếu các cột bảo hiểm và thuế trong file với bảng công thức ở trên.
Dữ liệu cần chuẩn bị mỗi kỳ lương
- File chấm công đã được trưởng bộ phận xác nhận
- Danh sách nhân sự kèm mức lương, phụ cấp theo hợp đồng và phụ lục mới nhất
- Danh sách thưởng, các khoản làm thêm giờ đã được duyệt
- Theo dõi nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ bảo hiểm
- Danh sách người phụ thuộc đã đăng ký giảm trừ
- Biến động trong kỳ: người mới vào, người nghỉ việc, thay đổi lương
- Danh sách tạm ứng và các khoản khấu trừ có quyết định
Thứ tự và mốc thời gian cho từng việc được trình bày ở bài quy trình tính lương trong doanh nghiệp 9 bước.
5 lỗi hay gặp trong file lương Excel
| Lỗi | Hậu quả | Cách chặn |
|---|---|---|
| Kéo công thức lệch dòng | Một người nhận thuế hoặc bảo hiểm của người khác, và tổng vẫn “trông hợp lý” | Khoá các cột công thức; mỗi kỳ so tổng quỹ lương với kỳ trước |
| Quên sàn và trần bảo hiểm | Người lương cao bị trích quá mức trần; người lương thấp đóng dưới mức sàn | Dùng hàm MIN và MAX như bảng công thức ở trên |
| Gộp phụ cấp | Tính thiếu hoặc thừa tiền lương đóng bảo hiểm, dễ bị truy thu khi kiểm tra | Tách hai cột phụ cấp tính và không tính bảo hiểm |
| Chưa cập nhật số liệu 2026 | Khấu trừ thừa thuế TNCN cho người lao động | Đưa mọi con số luật định vào một trang tham số |
| File lương không được bảo vệ | Dữ liệu lương, số tài khoản bị gửi đi, sao chép ngoài tầm kiểm soát | Đặt mật khẩu, giới hạn người giữ file, không gửi toàn bộ file qua email |
Lỗi cuối cùng thường bị xem nhẹ. Từ 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 có hiệu lực, và dữ liệu lương, số tài khoản của người lao động là dữ liệu cá nhân mà doanh nghiệp phải bảo vệ.
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm
Excel phù hợp khi doanh nghiệp có vài chục người, ít loại phụ cấp và một người giữ file hiểu rõ công thức. Nên cân nhắc chuyển khi gặp ít nhất một trong các dấu hiệu sau:
- Phải ghép dữ liệu từ nhiều file chấm công, nhiều ca, nhiều địa điểm
- Mỗi kỳ lương mất vài ngày chỉ để đối soát trước khi tính
- Chỉ một người hiểu file, và người đó nghỉ là kỳ lương đứng lại
- Cần gửi phiếu lương riêng cho từng người mỗi kỳ, theo yêu cầu bảng kê trả lương của Điều 95 Bộ luật Lao động 2019
Phần mềm tính lương CorePayroll cho phép doanh nghiệp tự định nghĩa công thức cho từng cột lương, lấy thẳng dữ liệu công từ máy chấm công vân tay, máy FaceID, thẻ RFID, tính bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân, và gửi phiếu lương cho từng người. Hệ thống triển khai on-premise, nên dữ liệu lương nằm trên máy chủ do doanh nghiệp kiểm soát.
Muốn kiểm tra file lương hiện tại đã đúng quy định 2026 chưa?
Đặt lịch tư vấn miễn phí →Thông tin trong bài mang tính tham khảo, cập nhật tháng 9/2026 theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Nghị định 293/2025/NĐ-CP, Nghị định 161/2026/NĐ-CP và Luật Thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2025. Doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Một mẫu bảng lương Excel cần có những cột nào?
Bảy nhóm cột: thông tin nhân viên; lương và phụ cấp, trong đó tách phụ cấp tính và không tính đóng bảo hiểm; ngày công; thu nhập gồm lương thời gian, làm thêm giờ, thưởng; bảo hiểm bắt buộc gồm BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%; thuế thu nhập cá nhân gồm giảm trừ gia cảnh và thu nhập tính thuế; cuối cùng là tạm ứng, khấu trừ và thực lĩnh.
Công thức tính thuế TNCN trong Excel năm 2026 viết thế nào?
Với R là thu nhập tính thuế: =IF(R5<=10000000,R5*5%,IF(R5<=30000000,R5*10%-500000,IF(R5<=60000000,R5*20%-3500000,IF(R5<=100000000,R5*30%-9500000,R5*35%-14500000)))). Thu nhập tính thuế bằng tổng thu nhập chịu thuế trừ bảo hiểm bắt buộc, trừ 15,5 triệu đồng giảm trừ bản thân và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc.
Mức trần đóng bảo hiểm xã hội năm 2026 là bao nhiêu?
Từ 01/07/2026, mức trần tiền lương đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế là 50.600.000 đồng/tháng, bằng 20 lần mức tham chiếu 2.530.000 đồng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Bảo hiểm thất nghiệp có mức trần riêng bằng 20 lần lương tối thiểu vùng.
Ngày công chuẩn nên lấy 26 hay theo từng tháng?
Nên lấy theo số ngày làm việc thực của từng tháng theo lịch làm việc của doanh nghiệp. Dùng một con số cố định như 26 thì tháng có nhiều hoặc ít ngày làm việc hơn sẽ bị tính thừa hoặc thiếu. Dù chọn cách nào, cần ghi rõ trong quy chế lương và áp dụng thống nhất.
Khi nào doanh nghiệp nên bỏ Excel để dùng phần mềm tính lương?
Khi phải ghép dữ liệu từ nhiều file chấm công hoặc nhiều ca, khi mỗi kỳ lương mất vài ngày chỉ để đối soát, khi chỉ một người hiểu file lương, hoặc khi cần gửi phiếu lương riêng cho từng người mỗi kỳ theo yêu cầu bảng kê trả lương của Điều 95 Bộ luật Lao động 2019.
