Xây dựng thang bảng lương trong công ty là yêu cầu bắt buộc, vậy việc xây dựng thang bảng lương thực hiện như thế nào ? Thủ tục đăng ký thang lương bảng lương với cơ quan chức năng thực hiện thế nào ? Đây là một vấn đề pháp lý mới được nhiều doanh nghiệp quan tâm, bài viết dưới đây sẽ giải đáp cụ thể
1. Thủ tục đăng ký thang lương bảng lương
Về việc xây dựng thang lương, bảng lương, theo quy định tại luật doanh nghiệp 2020 (công ty cổ phần, TNHH, hợp danh, tư nhân) thì:
+ Nếu là công ty nhà nước thì việc xây dựng thang lương, bảng lương sẽ theo quy định tại nghị định 205/2004/NĐ-CP về quy định thang lương bảng lương đối với công ty nhà nước
+ Nếu công ty không phải doanh nghiệp nhà nước thì việc xây dựng thang lương, bảng lương sẽ tuân theo quy định tại nghị định 49/2013/NĐ-CP
-Về thủ tục xây dựng thang lương, bảng lương: theo Điều 93 của Bộ luật lao động năm 2019 (sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2021):
Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động
1. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghitrong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
2. Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Các doanh nghiệp không phải đăng ký thang lương, bảng lương mà chỉ cần tự xây dựng thang lương, bảng lương để nộp cho phòng Lao Động Thương Binh Xã Hội quận, huyện và cần lưu ý các điểm sau:
1.1 Mức lương thấp nhất (khởi điểm):
– Nếu là lao động phổ thông (chưa qua đào tạo, học nghề) thì tối thiểu phải bằng mức lương tối thiểu vùng
– Nếu là lao động đã đào tạo, học nghề (kể cả lao động do DN tự dạy nghề) thì tối thiểu phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
VD: Công ty X thuộc vùng 1. Theo Nghị định 103 thì mức lương tối thiểu vùng 1 năm 2015 là: 3.100.000. Thì nhân viên của công ty (đã qua học nghề) mức lương tối thiểu phải là: 3.1000.000 + (3.1000.000 x 7%) = 3.317.000đ (Các bạn có thể làm tròn lên: 3.500.000)
– Nếu làm việc trong môi trường độc hại, nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất 5% so với mức lương làm việc trong điều kiện bình thường (Nếu là trường hợp đặc biệt độc hại, nguy hiểm thì phải cao hơn ít nhất 7%).
Thủ tục đăng ký thang lương bảng lương
1.2 Khoảng cách giữa các Bậc lương:
– Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
VD: Bậc 1 là: 5.000.000 thì bậc 2 sẽ được tính là: = 5.000.000 + (5.000.000 x 5%) =5.250.000
Ngoài ra cần lưu ý:
– Những doanh nhgiệp mới thành lập phải nộp hồ sơ thang bảng lương cho phòng Lao động quận, huyện
– Những doanh nghiệp đang hoạt động khi có sự thay đổi về mức lương phải xây dựng lại thang bảng lương để nộp.
Xem thêm : Mức Lương Cơ Bản 2021 Và Những Điều Cần Biết
2. Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp ?
2.1 Nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương
Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định về nguyên tắc xây dựng thang lương, bảng lương như sau:
1. Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
2. Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
3. Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
c) Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
4. Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
5. Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
6. Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.
Hồ sơ thủ tục đăng ký thang lương bảng lương
2.2 Hồ sơ xây dựng thang bảng lương gồm có:
1. Công văn gửi Phòng Lao động thương binh và xã hội
2. Quyết định ban hành hệ thống thang, bảng lương
3. Biên bản thông qua hệ thống thang bảng lương
4. Bảng hệ thống thang, bảng lương
5. Bảng quy định các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng
6. Khai trình sử dụng lao độnglần đầu hoặc định kỳ (nếu chưa nộp trước đó)
7. Quy chế lương, bảng phụ cấp (xây dựng để phục vụ cho công việc quyết toán thuế TNCN và đóng BHXH)
8. Văn bản xác nhận không có công đoàn cơ sở do Liên đoàn lao động ký đóng dấu (nếu không có tổ chức Công đoàn cơ sở)
Trong đó, hệ thống thang bảng lương phải căn cứ vào đặc thù sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp xây dựng chức danh, vị trí công việc và bậc lương phù hợp với doanh nghiệp mình, cụ thể.
– Số lượng bậc lương phụ thuộc vào lựa chọn xây dựng của đơn vị, thông thường là 10 bậc. Người lao động khi mới vào làm việc sẽ áp dụng bậc 1 và mỗi lần sẽ lên 1 bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc.
– Mức lương bậc 1 phải thỏa mãn điều kiện:
+ Lao động đã qua đào tạo phải cao hơn ít nhất là 7% mức lương tối thiểu vùng
+ Giữa các nhóm chức danh phải có sự chênh lệch lương tối thiểu 5%
– Khoảng cách giữa 2 bậc lương liền kề phải đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%. Và các nhóm vị trí công việc sau cũng xây dựng tương tự, lấy bậc 1 làm gốc, các bậc tiếp theo trong cùng một nhóm vị trí công việc cao hơn ít nhất bằng 5% của bậc trước liền kề.
– Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
– Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
2.3 Địa điểm tiếp nhận hồ sơ thủ tục đăng ký thang lương bảng lương:
– Phòng Lao động thương binh xã hội quận/huyện.
– Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Văn phòng UBND quận/huyện.
