Phần lớn mẫu bảng chấm công trên mạng chỉ có một ô cho mỗi ngày: đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương. Với văn phòng làm giờ hành chính như vậy là đủ. Với nhà máy chạy 2 ca, 3 ca hoặc 3 ca 4 kíp thì không: cùng một giờ làm có thể được trả theo các mức khác nhau tùy nó rơi vào ban ngày hay ban đêm, giờ chính thức hay giờ làm thêm.
Bài này đưa ra cấu trúc cột của một bảng chấm công theo ca cho nhà máy, ví dụ cách ghi cho ca đêm và ca có làm thêm, cùng các mốc trong Bộ luật Lao động 2019 mà bảng công phải «nhìn thấy» được.
Sáu mốc pháp lý bảng công phải phản ánh được
| Mốc | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Giờ làm việc bình thường | Không quá 08 giờ/ngày và 48 giờ/tuần; nếu quy định theo tuần thì không quá 10 giờ/ngày và 48 giờ/tuần | Điều 105 Bộ luật Lao động 2019 |
| Giờ làm việc ban đêm | Từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau | Điều 106 |
| Giới hạn làm thêm giờ | Không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày (theo tuần: tổng không quá 12 giờ/ngày); không quá 40 giờ/tháng; không quá 200 giờ/năm, hoặc 300 giờ/năm với một số ngành, nghề, trường hợp tại khoản 3 Điều 107, như sản xuất, gia công xuất khẩu hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử (phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động cấp tỉnh) | Điều 107 |
| Nghỉ giữa giờ | Làm từ 06 giờ trở lên trong ngày: nghỉ ít nhất 30 phút liên tục, làm ban đêm ít nhất 45 phút liên tục. Làm theo ca liên tục từ 06 giờ trở lên thì thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc | Khoản 1 Điều 109 |
| Nghỉ chuyển ca | Ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác | Điều 110 |
| Nghỉ hằng tuần | Ít nhất 24 giờ liên tục mỗi tuần; nếu chu kỳ lao động không cho nghỉ hằng tuần thì bình quân 01 tháng ít nhất 04 ngày | Khoản 1 Điều 111 |
Các mốc này không chỉ để tham khảo. Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử phạt việc huy động làm thêm vượt số giờ luật định hoặc không cho nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca theo số người vi phạm (khoản 4 Điều 24), và xử phạt việc không trả đủ tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm (khoản 2 Điều 23). Bảng công là chứng cứ đầu tiên được đối chiếu.
Cấu trúc cột của mẫu bảng chấm công theo ca
Mỗi dòng là một người — một ngày công. Cách tổ chức này dài hơn kiểu một dòng một người, nhưng là cách duy nhất tách được giờ theo từng mức trả lương.
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mã nhân viên, họ tên, bộ phận, chuyền | Lấy từ hồ sơ nhân sự | Lọc theo chuyền khi đối chiếu sản lượng |
| Ngày công, mã ca | Ngày bắt đầu ca; mã ca theo bảng phân ca (C1, C2, C3, HC…) | Ca đêm qua 0 giờ vẫn thuộc một ngày công duy nhất |
| Giờ vào, giờ ra thực tế | Từ máy chấm công hoặc điểm danh | Dữ liệu gốc, không sửa tay |
| Giờ làm bình thường — ban ngày | Số giờ trong ca rơi ngoài khung 22h–06h | Trả theo lương giờ bình thường |
| Giờ làm bình thường — ban đêm | Số giờ trong ca rơi vào khung 22h–06h | Trả thêm ít nhất 30% (khoản 2 Điều 98) |
| Giờ làm thêm — ban ngày | Tách theo ngày thường / ngày nghỉ hằng tuần / ngày lễ, tết | Ít nhất 150% / 200% / 300% (khoản 1 Điều 98); mức 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, tết với người hưởng lương ngày |
| Giờ làm thêm — ban đêm | Phần giờ làm thêm rơi vào 22h–06h, cũng tách theo loại ngày | Trả thêm 20% theo khoản 3 Điều 98, cộng dồn với hai khoản trên |
| Nghỉ giữa ca | Số phút nghỉ được bố trí | Chứng minh đã cho nghỉ theo Điều 109 |
| Đi muộn, về sớm | Số phút | Căn cứ trừ công theo nội quy |
| Ký hiệu vắng | Phép năm, ốm, thai sản, việc riêng, không lương… | Tách ngày nghỉ có hưởng lương với ngày không hưởng |
| Giờ làm thêm luỹ kế tháng, năm | Cộng dồn đến ngày hiện tại | So với trần 40 giờ/tháng và 200 hoặc 300 giờ/năm |
| Văn bản đồng ý làm thêm | Số hoặc ngày của phiếu đăng ký | Làm thêm phải được người lao động đồng ý (điểm a khoản 2 Điều 107) về thời gian, địa điểm, công việc làm thêm (Điều 59 Nghị định 145/2020). Luật không bắt buộc văn bản, nhưng lưu lại giúp chứng minh khi bị kiểm tra |
Lưu ý về tiền làm thêm ban đêm: khoản 3 Điều 98 là khoản riêng, cộng thêm ngoài khoản 1 (làm thêm) và khoản 2 (làm ban đêm). Nếu bảng công gộp giờ làm thêm ban đêm vào giờ làm thêm thường, bảng lương sẽ trả thiếu khoản 20% mà không ai nhận ra. Cách tính đầy đủ từng trường hợp xem tại cách tính lương tăng ca 2026.
Ví dụ ghi bảng công cho 3 ca
Giả sử nhà máy chạy 3 ca 8 giờ: Ca 1 06:00–14:00, Ca 2 14:00–22:00, Ca 3 22:00–06:00. Bốn ngày công của bốn người khác nhau được ghi như sau:
| Tình huống | Giờ vào – ra | Bình thường ngày | Bình thường đêm | Làm thêm ngày | Làm thêm đêm |
|---|---|---|---|---|---|
| Ca 1, không làm thêm | 06:00 – 14:00 | 8 | 0 | 0 | 0 |
| Ca 2, làm thêm 2 giờ | 14:00 – 24:00 | 8 | 0 | 0 | 2 |
| Ca 3, không làm thêm | 22:00 – 06:00 | 0 | 8 | 0 | 0 |
| Ca 3, làm thêm 2 giờ | 22:00 – 08:00 | 0 | 8 | 2 | 0 |
Hai dòng có làm thêm cho thấy vì sao cột phải tách: cùng là 2 giờ làm thêm, nhưng người ở lại sau Ca 2 làm thêm vào ban đêm (22:00–24:00), còn người ở lại sau Ca 3 làm thêm vào ban ngày (06:00–08:00). Hai người được trả theo hai mức khác nhau.
Ví dụ trên chưa tách thời gian nghỉ giữa ca. Theo khoản 1 Điều 109, khi làm theo ca liên tục từ 06 giờ trở lên, thời gian nghỉ giữa giờ được tính vào giờ làm việc; nhà máy nên ghi rõ quy ước này trong nội quy để bảng công và bảng lương hiểu giống nhau.
Ca xoay và mốc 12 giờ nghỉ chuyển ca
Với mô hình 3 ca 4 kíp, các kíp lần lượt đổi ca. Chỗ dễ sai nhất là ngày chuyển ca. Một người kết thúc Ca 3 lúc 06:00 thì theo Điều 110 phải được nghỉ ít nhất 12 giờ, tức sớm nhất 18:00 mới vào ca tiếp theo. Xếp người đó vào Ca 2 lúc 14:00 cùng ngày là vi phạm, dù tổng giờ trong tuần không vượt.
Bảng chấm công dạng một dòng một ngày cho phép tính khoảng nghỉ giữa giờ ra hôm trước và giờ vào hôm sau của từng người. Cách xếp lịch ca xoay, ca gãy chi tiết hơn được trình bày tại quản lý ca xoay, ca gãy, ca đêm nhà máy.
Năm lỗi hay gặp khi dùng mẫu chung
- Gộp giờ làm thêm ban đêm vào giờ làm thêm thường — thiếu khoản 20% theo khoản 3 Điều 98.
- Ghi ca đêm thành hai ngày công — người làm Ca 3 xuất hiện nửa công ở hai ngày, làm lệch số ngày công và phụ cấp ca.
- Không có cột luỹ kế giờ làm thêm năm — chỉ phát hiện vượt trần khi đã vượt.
- Sửa tay giờ vào, giờ ra mà không lưu vết — khi đối chiếu, không chứng minh được số liệu gốc.
- Không ghi văn bản đồng ý làm thêm — huy động làm thêm không có sự đồng ý của người lao động bị phạt theo điểm b khoản 3 Điều 24 Nghị định 283/2026.
Khi nào bảng tính không còn theo kịp
Một bảng tính với các cột trên vẫn dùng được cho xưởng vài chục người, một hai ca. Từ vài trăm người, ca xoay theo kíp, dữ liệu lấy từ nhiều máy chấm công, việc tách giờ bằng công thức bảng tính bắt đầu sinh lỗi ở những ngày đặc biệt: đổi ca, ca qua ngày lễ, làm thêm kéo qua 22:00.
CoreAtt — phân hệ chấm công của CoreHRM — đọc dữ liệu từ máy chấm công vân tay, thẻ từ, máy chấm công FaceID đặt tại cổng (xem tích hợp máy chấm công với phần mềm nhân sự) và từ app điểm danh qua WiFi, rồi tách giờ theo bảng ca đã khai báo. Bảng công vẫn xuất được ra file để đối chiếu, nhưng giờ gốc không phải sửa tay. Hướng dẫn chọn phần mềm cho nhà máy nhiều ca có tại phần mềm chấm công 2026.
Bảng công tháng trước của nhà máy anh/chị tách được giờ làm thêm ban đêm chưa?
Đặt lịch tư vấn miễn phí →Thông tin trong bài mang tính tham khảo, cập nhật tháng 10/2026 theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 98, 105, 106, 107, 109, 110, 111) và Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Giờ ca trong ví dụ là giả định minh họa. Doanh nghiệp nên tham vấn chuyên gia pháp lý lao động cho trường hợp cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Bảng chấm công theo ca cần những cột nào?
Ngoài mã nhân viên, ngày công, mã ca, giờ vào và giờ ra, bảng chấm công theo ca cần tách riêng giờ làm bình thường ban ngày, giờ làm bình thường ban đêm, giờ làm thêm ban ngày và giờ làm thêm ban đêm theo từng loại ngày, cùng cột nghỉ giữa ca, ký hiệu vắng, giờ làm thêm luỹ kế và văn bản đồng ý làm thêm.
Giờ làm việc ban đêm được tính từ mấy giờ?
Theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 06 giờ sáng ngày hôm sau. Người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% theo khoản 2 Điều 98.
Làm thêm giờ vào ban đêm được trả những khoản nào?
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, người làm thêm giờ vào ban đêm được trả lương làm thêm giờ theo khoản 1, tiền làm việc ban đêm theo khoản 2, và thêm 20% tiền lương tính theo ngày làm việc vào ban ngày của ngày đó theo khoản 3. Ba khoản cộng dồn, không thay thế nhau.
Ca đêm qua 0 giờ thì ghi vào ngày nào?
Bộ luật Lao động 2019 không có quy định riêng về cách ghi ngày công cho ca qua 0 giờ. Cách thường dùng là ghi cả ca vào ngày bắt đầu ca để mỗi ca là một ngày công, đồng thời ghi quy ước này trong nội quy hoặc quy chế chấm công để bảng công và bảng lương thống nhất.
Người làm ca được nghỉ bao lâu trước khi chuyển ca?
Theo Điều 110 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc theo ca được nghỉ ít nhất 12 giờ trước khi chuyển sang ca làm việc khác. Ví dụ người kết thúc ca đêm lúc 06:00 thì sớm nhất 18:00 mới được vào ca tiếp theo.
