Khi nào bắt buộc đăng ký nội quy lao động?
| Quy mô | Nội quy văn bản | Đăng ký | Hiệu lực |
|---|---|---|---|
| Từ 10 lao động trở lên | Bắt buộc | Bắt buộc — nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ban hành | Sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ |
| Dưới 10 lao động | Không bắt buộc bằng văn bản; nếu không có văn bản thì phải thỏa thuận kỷ luật, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động | Không bắt buộc | Nếu có ban hành bằng văn bản: do doanh nghiệp tự quyết định trong nội quy |
Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở ở nơi có tổ chức này (Điều 118 khoản 3). Doanh nghiệp có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất ở tỉnh khác thì sau khi đăng ký phải gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh (Điều 119 khoản 4).
Checklist hồ sơ đăng ký nội quy lao động
Theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 và thủ tục hành chính công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ, hồ sơ gồm 01 bộ:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
- Nội quy lao động — bản đã ký ban hành, ghi rõ ngày ban hành (mốc tính hạn 10 ngày).
- Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở — chỉ bắt buộc với nơi có tổ chức này.
- Các văn bản có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có) — ví dụ quy chế bảo mật, quy định bồi thường dụng cụ, định mức vật tư.
| Mục | Chi tiết |
|---|---|
| Nơi nộp | Cơ quan chuyên môn về nội vụ (lao động) thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh; cấp xã nếu được cấp tỉnh ủy quyền |
| Cách nộp | Cổng dịch vụ công trực tuyến, nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính |
| Lệ phí | Không có |
| Phản hồi của cơ quan | Trong 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, nếu nội quy có điểm trái pháp luật thì cơ quan thông báo, hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại |
Mốc thời gian từ ngày ban hành đến ngày có hiệu lực
Ngày N — ký ban hành. Đã tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động (nếu có); gửi nội quy đến tổ chức đại diện, thông báo toàn bộ người lao động và niêm yết nội dung chính tại nơi làm việc (Điều 69 khoản 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
Trong 10 ngày kể từ ngày N — nộp hồ sơ đăng ký. Nộp trễ là vi phạm nghĩa vụ đăng ký, và mốc hiệu lực cũng lùi theo.
Trong 07 ngày làm việc sau khi cơ quan nhận hồ sơ. Nếu có điểm trái luật, cơ quan hướng dẫn sửa và đăng ký lại.
15 ngày sau khi cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ — nội quy có hiệu lực. Hành vi xảy ra trước mốc này chưa thể viện dẫn nội quy mới để xử lý kỷ luật.
9 nội dung chủ yếu của nội quy lao động — phải ghi cụ thể đến đâu?
Điều 118 khoản 2 Bộ luật Lao động liệt kê 9 nhóm nội dung; Điều 69 khoản 2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết từng nhóm. Dùng bảng dưới làm checklist rà soát dự thảo:
| # | Nội dung | Phải quy định cụ thể (NĐ 145, Điều 69) |
|---|---|---|
| 1 | Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi | Thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, 01 tuần; ca làm việc, giờ bắt đầu – kết thúc ca; làm thêm giờ (nếu có) và làm thêm trong trường hợp đặc biệt; các đợt nghỉ giải lao ngoài nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương |
| 2 | Trật tự tại nơi làm việc | Phạm vi làm việc, đi lại trong giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động |
| 3 | An toàn, vệ sinh lao động | Trách nhiệm chấp hành quy định, quy trình an toàn, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân, thiết bị an toàn; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc |
| 4 | Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc | Quy định phòng, chống quấy rối tình dục theo Điều 85 Nghị định 145; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối |
| 5 | Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ | Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật cần bảo vệ; trách nhiệm và biện pháp bảo vệ; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật |
| 6 | Tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng | Các trường hợp cụ thể do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm chuyển việc theo khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động |
| 7 | Hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý | Mô tả cụ thể từng hành vi vi phạm và hình thức xử lý tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, sa thải — Điều 124) |
| 8 | Trách nhiệm vật chất | Các trường hợp phải bồi thường do làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường |
| 9 | Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật | Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng bên phía doanh nghiệp (khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động) hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy |
Quy trình ban hành & đăng ký 5 bước
- Soạn dự thảo nội quy bám 9 nội dung chủ yếu và bảng chi tiết ở trên, đối chiếu pháp luật hiện hành.
- Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có), lưu văn bản góp ý để đưa vào hồ sơ.
- Ban hành & thông báo: gửi đến tổ chức đại diện người lao động (nếu có), thông báo toàn bộ người lao động, niêm yết nội dung chính tại nơi cần thiết.
- Nộp hồ sơ đăng ký tại Sở Nội vụ nơi đăng ký kinh doanh (hoặc cơ quan cấp xã được ủy quyền) trong 10 ngày kể từ ngày ban hành.
- Hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ hợp lệ; gửi bản đã đăng ký cho cơ quan lao động nơi đặt chi nhánh (nếu có).
Việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động từ ngày 10/9/2026 áp dụng Nghị định 283/2026/NĐ-CP (thay Nghị định 12/2022/NĐ-CP). Khi cần mức phạt cụ thể, đối chiếu trực tiếp văn bản gốc.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp bao nhiêu lao động phải đăng ký nội quy lao động?
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh, theo Điều 118–119 Bộ luật Lao động 2019.
Năm 2026 nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động ở đâu?
Tại Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh (cơ quan đã tiếp nhận chức năng lao động của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cũ), hoặc cơ quan cấp xã nếu được cấp tỉnh ủy quyền. Có thể nộp qua Cổng dịch vụ công, trực tiếp hoặc qua bưu chính; không mất lệ phí.
Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?
01 bộ gồm: văn bản đề nghị đăng ký; nội quy lao động; văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có); các văn bản có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có), theo Điều 120 Bộ luật Lao động 2019.
Nội quy lao động có hiệu lực khi nào?
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Doanh nghiệp dưới 10 lao động ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do doanh nghiệp quyết định trong nội quy (Điều 121).
Doanh nghiệp dưới 10 lao động có cần nội quy không?
Không bắt buộc lập nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động để có căn cứ xử lý.
Có được kỷ luật hành vi không ghi trong nội quy không?
Không. Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 cấm xử lý kỷ luật đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định.
Số hóa hồ sơ & quyết định kỷ luật
CoreHRM quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng và quyết định nhân sự tập trung, để mọi quyết định kỷ luật có căn cứ và đúng thẩm quyền.
Đặt lịch demo miễn phí →
